İşletme Projesi Nasıl Hazırlanır?

İşletme projesi, apartmanın veya sitenin bir yıllık yönetimi için hazırlanan bütçedir: yıl boyunca beklenen gelir ve giderleri, bu giderlerden her kat malikine düşecek payı ve her malikin ödeyeceği avansı (halk arasında "aidat") gösterir. Projeyi yönetici hazırlar, kat maliklerine bildirir ve proje kat malikleri genel kurulunda onaylanır. Kuralların dayanağı 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) 37. maddesidir.

İşletme projesinde neler yer alır?#

Kanun, projede "özellikle" şu üç unsurun gösterilmesini ister (KMK m.37/1):

• «Anagayrimenkulün bir yıllık yönetiminde tahmini olarak gelir ve gider tutarları»
• «Tüm giderlerden her kat malikine, bu Kanunun 20 nci maddesindeki esaslara göre düşecek tahmini miktar»
• «Her kat malikinin 20 nci maddedeki esaslara göre vermesi gereken avans tutarı»

"Özellikle" ifadesi bu listenin asgari olduğunu gösterir; projeye açıklama, geçen yılın gerçekleşen rakamları veya varsayımlar eklenebilir. Proje bir yılı kapsar ve rakamlar tahminîdir; yıl sonunda gerçekleşen gelir ve giderlerin hesabı ayrıca verilir (KMK m.39).

Paylaştırma: eşit kalemler ve arsa payı kalemleri

Projede her malike düşen pay KMK m.20'deki esaslara göre hesaplanır. Kanuna göre, kat malikleri aralarında başka türlü anlaşmadıkça:

• Eşit paylaşılanlar (m.20/1-a): kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderleri ve bunlar için toplanacak avans.
• Arsa payı oranında paylaşılanlar (m.20/1-b): anagayrimenkulün sigorta primleri, bütün ortak yerlerin bakım, koruma, güçlendirme ve onarım giderleri, yönetici aylığı gibi diğer giderler ve ortak tesislerin işletme giderleri.

Yönetim planınız farklı bir dağıtım öngörebilir; projeyi hazırlamadan önce yönetim planını kontrol edin. Dağıtım yöntemlerinin ayrıntısı aidat belirleme yöntemleri ve ortak giderlerin paylaştırılması makalelerinde anlatılıyor.

Adım adım hazırlama#

1. Geçen yılın gerçekleşen giderlerini çıkarın. Gider defteri ve belgeler (fatura, makbuz, bordro, sözleşme) en sağlam başlangıç noktasıdır.
2. Sözleşmeli ve düzenli giderleri listeleyin. Asansör bakımı, personel, sigorta, temizlik gibi kalemlerin sözleşme tarihlerini ve artış koşullarını not edin. Bu kalemlerin takibi için sabit giderlerin yönetimi rehberine bakabilirsiniz.
3. Her kalemi doğru sepete koyun. Kalemin eşit mi, arsa payı oranında mı paylaştırılacağını m.20'ye ve yönetim planına göre belirleyin.
4. Beklenen gelirleri yazın. Ortak alan kira geliri gibi aidat dışı gelirler varsa projede tahmini gelir olarak gösterin.
5. Toplamları bağımsız bölümlere dağıtın ve aylık (veya yönetim planındaki dönemlere göre) avans tutarını hesaplayın.
6. Projeyi bildirin ve genel kurula sunun (aşağıda).

Örnek: 24 daireli bir apartman#

Arsa payları eşit olmayan 24 daireli bir apartman düşünelim. Toplam arsa payı 2.400; 16 dairenin arsa payı 90/2.400, 8 dairenin arsa payı 120/2.400. Yönetim planında m.20'den farklı bir dağıtım hükmü yok. Tutarlar yalnızca örnektir.

Eşit kalemler: 432.000 ÷ 24 = 18.000 TL/yıl → her daire için ayda 1.500 TL.

Arsa payı kalemleri:

• 90 arsa paylı daire: 360.000 × 90 ÷ 2.400 = 13.500 TL/yıl → ayda 1.125 TL
• 120 arsa paylı daire: 360.000 × 120 ÷ 2.400 = 18.000 TL/yıl → ayda 1.500 TL

Aylık avans: 90 arsa paylı daire 1.500 + 1.125 = 2.625 TL; 120 arsa paylı daire 1.500 + 1.500 = 3.000 TL.

Sağlama: 16 × 31.500 + 8 × 36.000 = 504.000 + 288.000 = 792.000 TL. Dağıtılan toplam, projedeki toplam gidere eşit olmalı; değilse bir kalem ya iki kez sayılmış ya da unutulmuştur.

Yönetici kat maliklerinden biriyse, normal yönetim giderlerine ne ölçüde katılacağı KMK m.40'a göre ayrıca belirlenir; bu durum hesabı değiştirir. Ayrıntı için huzur hakkı kılavuzuna bakın.

Bildirim ve genel kurul onayı#

Kanuna göre proje «kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir ve en geç üç ay içinde aynen veya değiştirilerek kabulüne yönelik genel kurulda karar alınır» (KMK m.37/1). Uygulamada bunun anlamı:

• Bildirim ispatlanabilir olmalı. İmzalı tebellüğ listesi veya taahhütlü mektup kanunda sayılan yollardır. Yalnız mesaj grubuna atılan bir dosya, ileride bildirimin ispatında yetersiz kalabilir.
• Kiracılar da bildirim yapılabilecek kişiler arasındadır, çünkü kanun "bağımsız bölümden fiilen yararlananlar"ı da sayar.
• Genel kurul projeyi aynen kabul edebilir ya da değiştirerek kabul edebilir. Toplantı ve karar yeter sayıları için yeter sayılar makalesine bakın.

Maddenin ilk cümlesi kuralı açıkça koyar: «İşletme projesi kat malikleri genel kurulunda onaylanır.»

Geçici işletme projesi#

Kurulca kabul edilmiş bir proje yoksa yönetici beklemez: «Kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa, en geç üç ay içinde kat malikleri kurulunda onaylanıncaya kadar yönetici, gecikmeksizin geçici bir işletme projesi yapar.» Bu sırada giderler aksamasın diye yönetici, yönetim planında gösterilen zamanda, yoksa her takvim yılının ilk ayında, işletme projesi onaylanıncaya kadar kat maliklerinden avans toplar (KMK m.35/1-d).

Mevcut bir işletme projesi varsa, geçici projede öngörülecek bedelin bir üst sınırı vardır: bedel, yürürlükteki proje bedeli üzerinden, takvim yılı başından geçerli olmak üzere, bir önceki yıla ilişkin olarak 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'na göre ilan edilen yeniden değerleme oranından fazla artırılmadan belirlenir ve kurula sunulur (KMK m.37, son fıkra). Bu sınırın nasıl uygulandığı ve artışın nasıl yapıldığı aidat artışı makalesinde anlatılıyor.

Kesinleşme, itiraz ve icra takibindeki yeri#

KMK m.37'ye göre «Kesinleşen işletme projeleri veya kat malikleri kurulunun işletme giderleri ile ilgili kararları, İcra ve İflas Kanununun 68 inci maddesinin 1 inci fıkrasında belirtilen belgelerden sayılır.» Bu, ödenmeyen avans için başlatılan icra takibine borçlu itiraz ederse, itirazın kaldırılmasının istenebilmesi bakımından önemlidir (2004 sayılı İcra ve İflas Kanunu m.68). Takip süreci aidat borcu takibi ve icra makalesinde.

Güncel metin, projenin hangi anda "kesinleşmiş" sayılacağını ayrıca tanımlamıyor. Proje genel kurulda kabul edildiğinde bir kurul kararı hâline gelir; bu karara karşı çıkan malikin yolu KMK m.33'teki iptal davasıdır (aykırı oy veren için karar tarihinden, toplantıya katılmayan için öğrenmeden itibaren bir ay; her hâlde karar tarihinden itibaren altı ay). Ayrıntı kurul kararının iptali makalesinde. Değişiklik yeni olduğundan, özellikle geçici projenin icra takibindeki yeri konusunda uygulama henüz oturmamış olabilir; takipten önce bir avukata danışın.

Sık yapılan yanlışlar#

• Projeyi yalnızca "aylık aidat X TL" diye duyurmak. Kanun tahmini gelir-gider tutarlarını ve her malike düşen payı ayrı ayrı ister; yalnız toplam aidatı gösteren bir duyuru proje yerine geçmez.
• Bütün giderleri daire sayısına bölmek. Yönetim planında aksi yoksa arsa payı kalemleri arsa payına göre dağıtılır; eşit bölüşüm itirazlara yol açar.
• Bildirimi ispatlanamaz yolla yapmak. İmza karşılığı veya taahhütlü mektupla bildirim, ileride doğabilecek uyuşmazlıkta elinizi güçlendirir.
• Sağlama yapmamak. Dağıtılan payların toplamı proje toplamını tutmuyorsa hata vardır.

Sık sorulan sorular#

İşletme projesini kim hazırlar?

Yönetici hazırlar; yönetim kurulu varsa kurul hazırlar. Proje kat malikleri genel kurulunda onaylanır.

Kiracıya da işletme projesi bildirilir mi?

Kanun bildirimi "kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara" yapılacak şekilde düzenler; bu nedenle kiracıya yapılan bildirim de kanunda sayılan yollardandır. Malik ile kiracı arasındaki gider sorumluluğu ayrı bir konudur.

Kabul edilen projeye itiraz süresi var mı?

Güncel KMK m.37'de projeye karşı ayrı bir itiraz süresi yer almıyor. Genel kurulun kabul kararına karşı KMK m.33'teki iptal davası yolu açıktır.

Proje onaylanmadan aidat toplanabilir mi?

Evet. Yönetici, işletme projesi onaylanıncaya kadar avans toplar (KMK m.35/1-d) ve kabul edilmiş proje yoksa geçici bir işletme projesi yapar (KMK m.37/1).

Panadus'ta gider kayıtları tutulabilir ve gelir-gider raporları alınabilir; geçen yılın gerçekleşen giderleri projeye başlangıç verisi olarak kullanılabilir.