Sabit Giderlerin Yönetimi

Sabit giderler, apartman veya sitede her ay ya da her yıl düzenli olarak tekrarlayan giderlerdir: personel, asansör bakımı, ortak alan elektriği ve suyu, temizlik, sigorta, yönetim ücreti gibi. Bütçenin büyük kısmını bunlar oluşturduğu için iyi yönetilmeleri aidatın doğru belirlenmesinin ön şartıdır. Bunun için üç şey gerekir: kalemlerin eksiksiz bir listesi, her kalemin sözleşme ve artış koşullarının takibi ve bu bilgilerin işletme projesine doğru yansıtılması.

Sabit ve değişken gider ayrımı#

Sabit (düzenli) giderler tutarı ve zamanı önceden bilinen giderlerdir; bir sözleşmeye veya düzenli bir faturaya bağlıdır. Değişken giderler ise arıza onarımı, cam değişimi, boya gibi önceden zamanı ve tutarı bilinmeyen giderlerdir. Ortak alan elektriği gibi bazı kalemler her ay gelir ama tutarı mevsime göre değişir; bunları da düzenli gider gibi izleyip yıllık ortalamayla bütçelemek pratiktir.

Bu ayrım kanuni değildir, planlama içindir. Kanunun yaptığı ayrım, giderin nasıl paylaştırılacağına ilişkindir (KMK m.20) ve aşağıda kısaca değiniliyor.

Tipik sabit gider kalemleri#

Personel giderlerinin içeriği ve işveren olarak sitenin yükümlülükleri kapıcı ve site personelinin hakları makalesinde anlatılıyor.

Kanunun öngördüğü sabit görevler#

Bazı sabit giderler, yöneticinin kanundan doğan görevlerinin sonucudur. 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) 35. maddesine göre, yönetim planında aksine hüküm olmadıkça yöneticinin görevleri arasında şunlar da vardır:

• Asansör: «Anagayrimenkulde bulunan asansörlerin güvenli bir şekilde işletilmesinin sağlanması amacıyla aylık bakımları ile yıllık kontrollerinin ilgili teknik düzenlemelere uygun şekilde yaptırılması ve bu işlemlere ilişkin ücretlerin ödenmesi» (KMK m.35/1-l). Bu nedenle asansör bakımı ve yıllık kontrol, bütçede atlanmaması gereken kalemlerdir. Ayrıntı asansör bakımı ve periyodik kontrol makalesinde.
• Sigorta: "Anagayrimenkulün sigorta ettirilmesi" yöneticinin görevleri arasında sayılır (KMK m.35/1-c).

Sigortalar: hangisi zorunlu, hangisi değerlendirilebilir?#

Sigorta kalemlerinde en sık hata, isteğe bağlı sigortaları zorunluymuş gibi bütçeye koymak ya da zorunlu olanı yanlış kişiye yüklemektir.

KMK m.21, binanın sigortası için şu cümleyle başlar: «Anagayrimenkulün, kat malikleri kurulunca tayin edilecek değer üzerinden sigorta edilmesi kat malikleri kurulunca kararlaştırılabilir.» Aynı madde, sigortaya ilişkin emredici hükümlerin saklı olduğunu belirtir. Hangi poliçenin sizin durumunuzda zorunlu olduğunu bir sigorta uzmanıyla teyit edin. DASK ve bina sigortasının ayrıntısı DASK ve bina sigortası makalesinde.

Sözleşme takibi#

Sabit giderlerin çoğu bir sözleşmeye bağlıdır. Her sözleşme için tek sayfalık bir özet tutmak, sürprizleri önler:

• Taraf ve konu: firma unvanı, hizmetin kapsamı (ör. "aylık bakım, parça hariç").
• Süre: başlangıç ve bitiş tarihi; kendiliğinden uzayıp uzamadığı.
• Fesih: bildirim süresi ve biçimi.
• Fiyat ve artış: artışın ne zaman ve hangi ölçüte göre yapılacağı.
• Belgeler: firmanın yetki belgesi, sigorta poliçesi gibi istenmesi gereken evrak.
• Kurul kararı: sözleşmenin hangi karara dayandığı.

Bitiş ve yenileme tarihlerini bir takvime işleyin ve en az bir ay önceden hatırlatma kurun. Kendiliğinden uzayan bir sözleşmenin fesih süresi kaçırılırsa site bir yıl daha eski koşullara bağlı kalabilir. Sözleşmeler belge dosyasında saklanmalıdır; dosya düzeni için gelir-gider kayıtları ve defterler makalesine bakın.

Bütçeye yansıtma#

Sabit giderler işletme projesinin omurgasıdır. Projeye aktarırken:

1. Yıllık tutarı hesaplayın. Aylık bedeli 12 ile çarpın; yıl içinde artış dönemi varsa artıştan önceki ve sonraki ayları ayrı hesaplayın.
2. Paylaştırma esasını belirleyin. Yönetim planında aksi yoksa kapıcı, kaloriferci, bahçıvan ve bekçi giderleri eşit; sigorta primleri, ortak yerlerin bakım ve onarımı, yönetici aylığı ve ortak tesislerin işletme giderleri arsa payı oranında paylaştırılır (KMK m.20). Ayrıntı ortak giderlerin paylaştırılması makalesinde.
3. Gerçekleşenle karşılaştırın. Her ay sabit giderlerin bütçeye göre durumunu kontrol edin; sapma büyükse sebebini not edin. Bu notlar, yıl sonunda hesap verirken ve gelecek yılın projesini hazırlarken işe yarar.

İşletme projesinin içeriği, örnek tablosu ve daire başına hesap işletme projesi nasıl hazırlanır makalesinde. Sözleşmelerdeki fiyat artışları aidatın yıl içinde değişmesini gerektirebilir; KMK m.37 mevcut projenin yeniden belirlenmesinde bir üst sınır öngörür. Bu konu aidat artışı makalesinde anlatılıyor.

Sık yapılan yanlışlar#

• Yıllık giderleri unutmak. Asansör periyodik kontrolü, sigorta primi, kazan bakımı gibi yılda bir gelen kalemler aylık takipte gözden kaçar ve ödeme ayında açık oluşturur. Bu kalemler için aylık pay ayırmak dengeyi korur.
• İsteğe bağlı sigortayı zorunlu diye sunmak. Kat malikleri haklı olarak dayanak sorar; kurul kararıyla ve gerekçesiyle yaptırın.
• Sözleşmesiz hizmet almak. Fiyat ve kapsam belirsiz kalır, uyuşmazlıkta dayanak bulunmaz.
• DASK'ı ortak bütçenin zorunlu kalemi sanmak. Kanun bu sigortayı yaptırma yükümlülüğünü malik veya intifa hakkı sahiplerine verir.

Sık sorulan sorular#

Asansör sigortası zorunlu mu?

Bu rehberin dayandığı mevzuat metinlerinde site için asansöre özgü bir sigorta zorunluluğu bulunamadı. Asansörün aylık bakımı ve yıllık kontrolünün yaptırılması ise KMK m.35/1-l'de yöneticinin görevleri arasındadır. Sorumluluk sigortası değerlendirilebilir; bir sigorta uzmanına danışın.

Bina sigortası yaptırmak zorunlu mu?

KMK m.21'e göre binanın sigorta edilmesi kurulca kararlaştırılabilir; KMK m.35/1-c ise sigorta ettirmeyi yönetim planında aksi yoksa yöneticinin görevleri arasında sayar. Kurulun bu konuda açık bir karar alması tartışmayı önler.

Sabit giderler artınca aidat hemen artırılabilir mi?

Aidat, işletme projesine bağlıdır; artış da işletme projesinin değiştirilmesiyle yapılır. Usul ve sınırlar aidat artışı makalesinde.

Panadus'ta giderler kalem bazında kaydedilip raporlanabilir; böylece sabit giderlerin bütçeye göre durumu ay ay izlenebilir.