Apartman ve Sitede Hangi Defterler Tutulur?

Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre bir apartman veya sitede iki temel kayıt yükümlülüğü vardır: kat malikleri kurulu kararları, sayfaları numaralı ve noter tasdikli bir deftere yazılır (KMK m.32); yönetici de kararları, protokolleri, ihtar ve tebligatların özetini ve bütün giderleri bu deftere tarih sırasıyla yazar, belgeleri bir dosyada saklar ve defteri her yıl sona erdikten sonra bir ay içinde notere kapattırır (KMK m.36). Denetçi veya denetim kurulu seçilmişse onların da ayrı bir tasdikli defteri olur (KMK m.41). Bu yazıda kanunun ne istediğini ve uygulamada kayıtların nasıl düzenli tutulabileceğini anlatıyoruz.

Kanun ne istiyor?#

Karar defteri (KMK m.32)

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) 32. maddesine göre «Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır». Karara aykırı oy verenler aykırılığın sebebini belirterek imza atar. Aykırı oyun deftere bu şekilde geçmesi, kararın iptali için dava açılabilmesi bakımından da önemlidir (KMK m.33). Kararların deftere yazılma biçimi ve imza düzeni karar defteri makalesinde ayrıntılı anlatılıyor.

Yöneticinin yazacakları ve saklayacakları (KMK m.36)

KMK m.36'ya göre yönetici şunları 32. maddede sözü geçen deftere, tarih sırasıyla yazmak zorundadır:

• kat malikleri kurulunun kararlarına ilişkin protokoller,
• yapılan ihtar ve tebligatın özeti ve tarihleri,
• bütün giderler.

Ayrıca yönetici bu defteri, giderlerin belgelerini ve diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamak zorundadır. Kanun yılsonu kapanışını da açıkça düzenler: «Bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir.» Yani takvim yılı esas alınıyorsa defter her yıl ocak ayı içinde notere kapattırılmalıdır.

Bu görevleri yerine getirmeyen yöneticiye KMK m.33'ün son fıkrasındaki idari para cezası uygulanır (KMK m.36).

Denetçi defteri (KMK m.41)

Kurul denetimi bir denetçiye veya üç kişilik denetim kuruluna vermişse, denetçiler raporlarını, kararlarını ve gerekli gördükleri diğer hususları sayfaları numaralı ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirir, tarih atar ve imzalar. Bu defter yöneticinin değil, denetçilerin defteridir. Denetimin işleyişi denetçi makalesinde.

Gelirler için ayrı defter var mı?

KMK m.36 açıkça "bütün giderleri" sayar; gelirler için ayrı bir defter adı vermez. Ancak yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda, yoksa her takvim yılının ilk ayında, elde edilen gelirlerin ve yapılan giderlerin hesabını kat malikleri kuruluna vermek zorundadır (KMK m.39). Bu hesabı verebilmek için tahsilatların da düzenli kaydedilmesi gerekir. Hesap verme süreci yöneticinin hesap verme yükümlülüğü makalesinde anlatılıyor.

Uygulamada kayıt düzeni#

Kanun asgari çerçeveyi çizer; hesabın kolay verilebilmesi ve denetlenebilmesi için şu düzen önerilir.

Gider kaydı

Her gider için şu bilgileri tutun:

Son sütun önemlidir: özellikle olağan dışı veya yüksek tutarlı harcamalarda, harcamanın hangi karara dayandığı kayıtta görünürse denetim kolaylaşır.

Tahsilat kaydı

Her bağımsız bölüm için dönem bazında tahakkuk eden avans, ödenen tutar, ödeme tarihi ve kalan borç ayrı ayrı izlenmelidir. Gecikme tazminatı hesaplanacaksa ödeme tarihinin doğru kaydı zorunludur; hesaplama gecikme tazminatı makalesinde anlatılıyor.

Belge dosyası

KMK m.36 belgelerin "bir dosyada" saklanmasını ister. Pratik bir düzen:

• Faturalar ve makbuzlar ay ay, gider kaydındaki sırayla.
• Sözleşmeler (personel, bakım, sigorta, temizlik) ayrı bir bölümde, bitiş tarihleriyle.
• İhtar ve tebligat örnekleri, tebliğ tarihleriyle.
• Banka hesap özetleri, ay ay. Hesap düzeni için site banka hesabı makalesine bakın.
• İşletme projesi, bildirimin ispatı (imza listesi veya taahhütlü gönderi belgeleri) ve genel kurul tutanağı.

Belgelerin taranmış kopyasını tutmak kaybolma riskini azaltır; kanunun saklama yükümlülüğü ise belgelerin kendisi içindir.

Ay sonu kontrolü

Ay sonunda üç rakamın birbirini tutması gerekir: (1) dönem başı bakiye + tahsilatlar − giderler, (2) banka hesabı bakiyesi + kasadaki nakit, (3) defterdeki kayıtlar. Fark varsa hemen bulunmalıdır; yıl sonuna bırakılan farklar çoğu zaman açıklanamaz hâle gelir.

Saklama süresi ve vergi yönü#

KMK, belgelerin saklanmasını emreder ancak bir saklama süresi belirlemez. Yönetici değiştiğinde defter ve belgeler yeni yöneticiye eksiksiz teslim edilmelidir; bunun kontrol listesi devir teslim makalesinde.

Apartman veya site yönetiminin vergi mevzuatı karşısındaki durumu (örneğin personel çalıştırılması nedeniyle doğan yükümlülükler, vergi mevzuatına göre tutulacak kayıtlar ve saklama süreleri) KMK'nin konusu değildir ve somut duruma göre değişir. Bu konularda bir mali müşavirden görüş alın.

Sık yapılan yanlışlar#

• Defteri yılsonunda notere kapattırmamak. KMK m.36 bunu bir aylık süreyle zorunlu tutar ve yaptırımı vardır.
• Kararları gevşek kâğıtlara yazıp sonra deftere geçirmeyi unutmak. Kanunun aradığı, tasdikli deftere yazılmış ve imzalanmış karardır.
• Gideri belgesiz yazmak. Kanun giderlerin belgelerinin saklanmasını ister; belgesiz gider, hesap verirken ve devirde sorun çıkarır.
• Site parasını kişisel hesap hareketleriyle karıştırmak. Kayıtların banka hareketleriyle eşleşmesi imkânsız hâle gelir.

Sık sorulan sorular#

Defter nereden alınır ve nasıl tasdik ettirilir?

Kanun defterin sayfalarının (1)'den başlayarak numaralı ve her sayfasının noter mührüyle tasdikli olmasını ister. Defteri kırtasiyeden temin edip notere tasdik ettirebilirsiniz; tasdik ücreti ve istenen belgeler için notere danışın.

Excel veya bir yazılımda tutulan kayıtlar defterin yerine geçer mi?

KMK m.32 ve m.36, noter tasdikli bir defterden söz eder. Elektronik kayıtlar hesap vermeyi ve denetimi kolaylaştırır ama kanunun aradığı tasdikli defterin yerine geçtiği kanunda düzenlenmemiştir. Defteri kanuna uygun tutup ayrıntıyı elektronik ortamda izlemek güvenli yoldur.

Kat maliki defterleri görmek isteyebilir mi?

Yönetici, gelir ve giderlerin hesabını kat malikleri kuruluna vermekle yükümlüdür ve kat maliklerinin yarısı isterse bu hesap yönetim planındaki zamanlar dışında da istenebilir (KMK m.39). Kurul, yöneticinin tutumunu sürekli denetler (KMK m.41).

Panadus'ta gider ve tahsilat kayıtları tutulabilir, gelir-gider raporları alınabilir; bu kayıtlar kanunun aradığı tasdikli defterin yerine geçmez, onu tamamlar.