Apartman ve Site Banka Hesabı Nasıl Yönetilir?

Kat Mülkiyeti Kanunu'na göre apartman veya sitenin parası, yöneticinin kendi adına ama yönetici sıfatı gösterilerek muteber bir bankada açtırdığı hesapta tutulur (KMK m.35/1-j). Kanunun bu konudaki düzenlemesi bu kadardır: hesabın açılışında istenen belgeler, vergi numarası, imza yetkileri ve yönetici değişince yetkinin devri bankaya göre değişen uygulama konularıdır. Bu yazıda kanunun ne dediğini ve uygulamada önerilen hesap düzenini ayrı ayrı anlatıyoruz.

Kanun ne diyor?#

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'nun (KMK) 35. maddesi, yönetim planında aksine hüküm olmadıkça yöneticinin göreceği işler arasında şunu sayar: «Topladığı paraları ve avansları yatırmak ve gerektiğinde almak üzere muteber bir bankada kendi adına ve fakat anagayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilmek suretiyle, hesap açtırılması».

Bu hükümden üç sonuç çıkar:

1. Hesap açtırmak yöneticinin görevidir. Topladığı paraları ve avansları bankaya yatırması beklenir.
2. Hesap yöneticinin kişisel hesabı değildir. Yönetici adına açılsa da "yönetici sıfatı" gösterilir; para kat maliklerine aittir ve yönetim için kullanılır.
3. Yönetim planı farklı bir düzen öngörebilir. Madde "yönetim planında aksine hüküm olmadıkça" diye başlar; planınızda hesapla ilgili özel bir hüküm varsa ona uyun.

Yönetici kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur (KMK m.38); vekil, yürüttüğü işin hesabını vermek ve vekâletle ilgili olarak aldıklarını vekâlet verene vermekle yükümlüdür (6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m.508). Banka hesabı, bu hesap verme yükümlülüğünün en güçlü kanıtıdır. Sorumluluğun kapsamı yöneticinin hukuki sorumluluğu makalesinde.

Bankaya göre değişen konular#

Aşağıdaki konular kanunda düzenlenmemiştir; bankanın iç kurallarına ve vergi idaresinin uygulamasına bağlıdır. Hesap açmadan önce bankanızdan ve bir mali müşavirden teyit edin:

• Hesap açılışında hangi belgelerin istendiği (yöneticiyi atayan kurul kararı sorulabilir; liste bankadan bankaya değişir).
• Hesabın açılması için apartman veya site adına vergi kimlik numarası alınmasının gerekip gerekmediği.
• Hesapta birden fazla imza yetkilisi veya "müşterek imza" tanımlanıp tanımlanamayacağı.
• Yönetim kurulu varsa üyelerin hesaptaki yetkileri.
• Yönetici değişince hesabın yeni yöneticiye nasıl devredileceği.

Uygulamada önerilen hesap düzeni#

Aşağıdakiler kanuni yükümlülük değil, ihtilafları ve suiistimal riskini azaltmak için uygulamada önerilen ilkelerdir.

Kurul kararıyla belirleyin

Hesabın hangi bankada açılacağını, kimlerin yetkili olacağını ve harcama sınırlarını kat malikleri kurulu kararıyla belirleyin ve kararı deftere yazın. Yöneticinin atandığı toplantıda hesap düzenine ilişkin kararın da alınması işleri hızlandırır.

İki imza veya ikinci onay

Tek kişinin tek başına para çekebildiği bir hesap, en dürüst yöneticiyi bile şüpheyle karşı karşıya bırakabilir. Bankanız izin veriyorsa belirli bir tutarın üzerindeki ödemeler için ikinci imza (örneğin yönetim kurulu üyesi veya denetçi) tanımlanabilir. Banka bu imkânı vermiyorsa, kurul kararıyla belirli tutarın üzerindeki ödemelerin önceden ikinci bir kişiye onaylatılması kuralı konabilir.

Ortak hesap ile kişisel hesabı karıştırmayın

• Aidatlar yöneticinin kişisel hesabına değil, yönetici sıfatıyla açılan hesaba yatırılmalıdır.
• Site parasıyla kişisel harcama yapılmamalı, kişisel para da site hesabına "geçici olarak" konmamalıdır.
• Yönetici kendi cebinden bir site giderini ödediyse, belgesiyle birlikte kaydedilip site hesabından iade edilmelidir.

Bu karışıklık, hesap verme sırasında en çok sorun çıkaran durumdur ve banka hareketlerinin defter kayıtlarıyla eşleştirilmesini imkânsız hâle getirir.

Ödeme açıklamasında daire numarası

Kat maliklerinden havale veya EFT açıklamasına blok ve daire numarasını yazmalarını isteyin. Tahsilatın hangi bağımsız bölüme ait olduğu açıklamadan anlaşılmazsa eşleştirme gecikir ve yanlış borç bildirimleri ortaya çıkar.

Nakit yönetimi

• Nakit tahsilat yapılıyorsa her ödeme için makbuz verin ve tahsilatı en kısa sürede hesaba yatırın.
• Kasada tutulacak nakit için kurul kararıyla bir üst sınır belirleyin; küçük ödemeler bu kasadan yapılıp belgeyle kaydedilsin.
• Kasa sayımını ay sonunda kayıtlarla karşılaştırın.

Hesap özetleri ve denetim

Banka hesap özetlerini her ay belge dosyasına koyun. Yönetici bütün giderleri deftere yazmak ve belgeleri bir dosyada saklamakla yükümlüdür (KMK m.36); gelir ve giderlerin hesabını kurula vermekle yükümlüdür (KMK m.39). Kurul ya da seçtiği denetçi, yönetim planında zaman yoksa üç ayda bir hesapları denetler (KMK m.41). Hesap özetlerinin denetçiye düzenli verilmesi, bu denetimin en somut aracıdır. Kayıt düzeni için gelir-gider kayıtları ve defterler makalesine bakın.

Mevduat ve getiri

Kanun paranın "yatırmak ve gerektiğinde almak üzere" bankada tutulmasından söz eder. Ortak paranın vadeli hesaba alınması gibi kararlar, paranın kat maliklerine ait olduğu düşünülerek kurul kararıyla alınmalıdır. Elde edilen getiri ortak gelirdir ve hesabın içinde gösterilmelidir. Getirinin vergilendirilmesi için mali müşavire danışın.

Yönetici değişince#

Hesap yönetici adına açıldığı için yönetici değişikliği hesabın en hassas anıdır. Uygulamada önerilen sıra:

1. Yeni yöneticiyi atayan kurul kararı deftere yazılır ve imzalanır.
2. Devir tarihindeki banka bakiyesi ve kasa sayımı, eski ve yeni yönetici tarafından birlikte imzalanan bir tutanağa geçirilir.
3. Eski yöneticinin imza yetkisi bankada kaldırılır, yeni yöneticinin yetkisi tanımlanır. Bunun hangi belgelerle ve nasıl yapılacağı bankaya göre değişir; bankanıza sorun.
4. Hesaba bağlı kartlar, internet bankacılığı ve şifre cihazı gibi erişim araçları eski yöneticiden teslim alınır veya iptal ettirilir.
5. Kat maliklerine yeni hesap bilgisi değiştiyse yazılı olarak duyurulur; eski hesaba yatırılan paraların nasıl aktarılacağı belirlenir.

Defter, belge ve sözleşmelerle birlikte tam kontrol listesi devir teslim makalesinde.

Sık yapılan yanlışlar#

• Aidatları yöneticinin kişisel hesabına toplamak. KMK m.35/1-j hesabın yönetici sıfatı gösterilerek açılmasını ister.
• Yönetici değiştiği hâlde bankadaki yetkiyi güncellememek. Eski yönetici hesaba erişmeye devam eder, yeni yönetici ödeme yapamaz.
• Büyük tutarları nakit tutmak. Kayıp, hırsızlık ve kayıt hatası riski büyür.
• Hesap özetlerini denetçiye göstermemek. Denetim belgesiz yapılamaz.

Sık sorulan sorular#

Apartman adına hesap açmak için vergi numarası gerekir mi?

Bu konu KMK'de düzenlenmemiştir; bankanın uygulamasına ve vergi idaresinin yaklaşımına bağlıdır. Bankanızdan ve bir mali müşavirden teyit edin. Kanunun öngördüğü düzen, hesabın yönetici adına ve yönetici sıfatı gösterilerek açılmasıdır.

Yönetim firması kendi şirket hesabını kullanabilir mi?

Kanun, hesabın yönetici adına ve yönetici sıfatı gösterilerek açılmasını ister; site parasının yönetim firmasının kendi işletme parasıyla aynı hesapta karışması bu amaca uygun düşmez. Sözleşmede site için ayrı hesap açılmasını şart koşun; ayrıntı yönetim firması sözleşmesi makalesinde.

Kat maliki hesap hareketlerini görmek isteyebilir mi?

Yönetici gelir ve giderlerin hesabını kurula vermekle yükümlüdür; kat maliklerinin yarısı isterse bu hesap yönetim planındaki zamanlar dışında da gösterilir (KMK m.39). Hesap özetleri bu hesabın dayanağıdır.

Panadus'ta tahsilatlar ve giderler kaydedilip gelir-gider raporu alınabilir; bu raporu banka hesap özetiyle ay sonunda karşılaştırmak kayıtların doğruluğunu kontrol etmenin kolay yoludur.