Yönetim Firması Sözleşmesinde Neler Olmalı?

Yönetim firmasıyla yapılan sözleşme, Kat Mülkiyeti Kanunu'nun yönetici hükümleri ile Türk Borçlar Kanunu'nun vekâlet sözleşmesi hükümlerine birlikte tabidir. Bu, iki tarafın da sözleşmeyi her zaman tek taraflı sona erdirebileceği, ancak uygun olmayan zamanda sona erdirenin karşı tarafın zararını gidereceği anlamına gelir. İyi bir sözleşme, kanunun boş bıraktığı noktaları (kapsam, raporlama, para yönetimi, devir teslim) açıkça yazar.

Sözleşmenin hukuki niteliği#

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) yöneticiyi açıkça vekâlet ilişkisine bağlar: m.38'e göre «Yönetici, kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur.», m.40'a göre de «Yönetici, kaide olarak vekilin haklarına sahiptir.» Bu nedenle sözleşmede yazmayan konularda 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu (TBK) m.502 ve devamındaki vekâlet hükümleri uygulanır.

Firmanın üstlendiği işler yalnız yönetimle sınırlı değilse (örneğin firma kendi personeliyle temizlik veya güvenlik hizmeti de veriyorsa), sözleşme farklı sözleşme türlerinin unsurlarını taşıyabilir. TBK m.502 vekâlet hükümlerinin, kanunda düzenlenmemiş işgörme sözleşmelerine de niteliklerine uygun düştükleri ölçüde uygulanacağını söyler. Karma bir sözleşmede hangi hükmün uygulanacağı somut olaya göre değişir; bu tür sözleşmeleri imzadan önce bir avukata inceletmeniz önerilir.

Kanunun firma için öngördüğü temel kurallar#

Fesih ve sona erme#

Her zaman sona erdirme hakkı

TBK m.512'ye göre: «Vekâlet veren ve vekil, her zaman sözleşmeyi tek taraflı olarak sona erdirebilir. Ancak, uygun olmayan zamanda sözleşmeyi sona erdiren taraf, diğerinin bundan doğan zararını gidermekle yükümlüdür.» Kat malikleri tarafında bu karar kat malikleri kurulunca alınır; KMK m.41 de kurulun haklı bir sebep çıkarsa yöneticiyi her zaman değiştirebileceğini söyler. Görevden alma usulü yöneticinin görevden alınması makalesinde anlatılır.

Sözleşmelerde sık görülen "erken fesihte kalan sürenin ücreti ödenir" veya yüksek cezai şart içeren maddelerin, TBK m.512'deki sona erdirme hakkı karşısında ne ölçüde geçerli olduğu yargı uygulamasında ve öğretide tartışmalıdır. Böyle bir madde varsa, imzadan önce veya fesih kararından önce hukuki görüş alın.

Firmanın sözleşmeden çekilmesi

KMK m.40'a göre kat malikleri kendilerine düşen borç ve yükümleri yöneticinin noter aracılığıyla yaptığı ihtara rağmen vaktinde ve tamamen yerine getirmezse, yönetici hiçbir tazminat ödemek zorunda kalmadan sözleşmeyi feshedip yöneticilikten çekilebilir ve uğradığı zararın tazminini isteyebilir. Firmanın ücretinin düzenli ödenmesi bu yüzden de önemlidir.

Kendiliğinden sona erme

TBK m.513'e göre sözleşmeden veya işin niteliğinden aksi anlaşılmadıkça vekâlet, tarafların ölümü, ehliyetini kaybetmesi veya iflası ile kendiliğinden sona erer; bu kural tüzel kişiliğin sona ermesinde de uygulanır. Sona erme vekâlet verenin menfaatlerini tehlikeye düşürüyorsa vekil, vekâlet veren işleri kendi başına görebilecek duruma gelinceye kadar vekâleti ifaya devam etmekle yükümlüdür.

Sözleşmede bulunması gerekenler: kontrol listesi#

Aşağıdaki liste kanuni bir zorunluluk listesi değildir; kanunun boş bıraktığı noktaları kapatmak için uygulamada önerilen başlıklardır.

Taraflar ve yetki

• Firmanın tam unvanı, vergi numarası, adresi; sitenin adı ve adresi
• Atamayı yapan kat malikleri kurulu kararının tarihi ve karar defterindeki yeri
• Sözleşmeyi site adına imzalamaya yetkili kişiler
• Sitede sorumlu kişinin adı, iletişim bilgisi ve yerine geçecek kişi

Kapsam

• Firmanın yapacağı işlerin tek tek listesi (KMK m.35'teki görevlerden hangilerinin, nasıl yerine getirileceği)
• Kapsam dışı işler ve bunların ücretlendirilmesi
• Hangi işlerin alt yükleniciye verilebileceği (TBK m.506 gereği işi başkasına yaptırma yetkisinin açıkça yazılması)
• Dava ve icra takibi yetkisi: KMK m.35/i borcunu ödemeyen kat malikine karşı dava ve icra takibini yöneticinin görevi sayar; bunun dışındaki davalar, sulh ve benzeri işlemler için TBK m.504 özel yetki arar. Hangi işler için ayrıca kurul kararı gerektiği yazılmalı

Para yönetimi

• Aidatların toplanacağı banka hesabı: KMK m.35/j'ye uygun olarak yönetici sıfatı gösterilen, siteye özgü hesap
• Bankada imza yetkisi ve harcama limitleri; belirli tutarın üstündeki harcamalarda onay usulü
• Satın almada kaç teklif alınacağı
• Teminat (KMK m.34) ve türü

Raporlama ve denetim

• Gelir-gider, banka hareketleri ve borçlu durumu raporlarının sıklığı ve biçimi
• Yıllık hesap verme tarihi (KMK m.39); işletme projesinin hazırlanması
• Denetçinin ve kat maliklerinin belgeleri hangi sürede ve nasıl inceleyebileceği
• Karar defteri ve belgelerin kimde, nerede saklanacağı

Personel

• Sitede çalışan personelin işvereninin kim olduğu (site mi, firma mı); sigorta ve bordro sorumluluğu. Ayrıntı için personel işe alma ve çıkış

Kişisel veriler

• Firmanın sakinlerin kişisel verilerini hangi amaçla ve hangi güvenlik önlemleriyle işleyeceği. 6698 sayılı KVKK m.3 "veri işleyen"i, veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına veri işleyen kişi olarak tanımlar; m.12'ye göre veri sorumlusu, verilerin kendi adına başkasınca işlenmesi hâlinde güvenlik tedbirlerinden bu kişiyle birlikte müştereken sorumludur. Firmanın somut ilişkide hangi sıfatla çalıştığı değerlendirilmeli; bkz. site yönetiminde KVKK

Ücret

• Ücretin tutarı veya hesaplama yöntemi, ödeme günü
• Ücret artışının nasıl ve ne zaman yapılacağı
• Ücrete dahil olan ve ayrıca yansıtılacak giderler (TBK m.510)

Süre ve sona erme

• Başlangıç tarihi ve sürenin yıllık atama ile uyumu (KMK m.34)
• Fesih bildirimi usulü ve önerilen bildirim süresi (TBK m.512'deki hakkı ortadan kaldırmadan, "uygun zaman"ı somutlaştıran bir düzen)
• Sona ermede devir teslim: teslim edilecek defter, belge, banka yetkisi, şifre ve sözleşmeler ile teslim süresi. Kontrol listesi için devir teslim

Uygulamada: fesih ihtimali olan bir sözleşme#

Bir sitede firmanın sözleşmesine "sözleşme üç yıllıktır; erken fesihte kalan sürenin ücreti peşin ödenir" maddesi konmuş. İkinci yılın başında kurul, raporların düzensiz verilmesi nedeniyle firmayı değiştirmeye karar veriyor. Firma kalan bir yılın ücretini talep ediyor.

Burada üç ayrı soru vardır: kurulun sözleşmeyi sona erdirme hakkı (TBK m.512, KMK m.41), sona erdirmenin "uygun olmayan zamanda" yapılıp yapılmadığı ve sözleşmedeki ücret maddesinin geçerliliği. Raporların düzensizliği yazılı olarak ve tarihleriyle belgelenmişse, kurulun haklı sebebi ispatlaması kolaylaşır. Ücret maddesinin geçerliliği somut olaya göre değişir; bu noktada bir avukata danışın.

Sık yapılan yanlışlar#

• Sözleşmenin kurul kararı olmadan imzalanması. Firmayı atama yetkisi kat malikleri kurulundadır.
• Banka hesabının firmanın genel hesabı olması. Sitenin parası diğer müşterilerin parasıyla karışır, denetim zorlaşır.
• Devir teslim maddesinin olmaması. Sona ermede belgelerin ve banka yetkisinin teslimi en çok tartışılan konudur.
• Kapsamın "yönetim hizmetleri" gibi genel bir ifadeyle bırakılması. Hangi işin ücrete dahil olduğu sonradan tartışma konusu olur.

Sık sorulan sorular#

Sözleşmede fesih yasağı konulabilir mi?

TBK m.512 her iki tarafa da her zaman sona erdirme hakkı tanır. Bu hakkı sözleşmeyle tamamen kaldıran veya ağır yaptırımlara bağlayan maddelerin geçerliliği tartışmalıdır; böyle bir madde imzalamadan önce hukuki görüş alın.

Firma işi başka bir şirkete devredebilir mi?

TBK m.506'ya göre vekil işi bizzat yapmakla yükümlüdür; yetki verilmişse, durum zorunlu kılıyorsa veya teamül mümkün kılıyorsa başkasına yaptırabilir. Yetkisi olmadan başkasına yaptırırsa, TBK m.507 gereği o kişinin fiilinden kendisi yapmış gibi sorumlu olur.

Firma bize hesap vermiyorsa ne yapabiliriz?

KMK m.39 ve TBK m.508 hesap verme yükümlülüğü getirir. Ayrıntı yöneticinin hesap verme yükümlülüğü makalesindedir.