Profesyonel Yönetim Firması Nasıl Seçilir?

Kat malikleri, apartmanın veya sitenin yönetimini kendi aralarından birine verebileceği gibi dışarıdan bir kişiye ya da bir profesyonel yönetim firmasına da verebilir. Firma bu durumda kanun karşısında "yönetici"dir: kat malikleri kurulunca atanır, yöneticinin bütün görevlerini üstlenir ve kat maliklerine karşı vekil gibi sorumludur. Doğru firmayı seçmek için önce kurulda neyin isteneceğini netleştirmek, sonra teklifleri aynı ölçütlerle karşılaştırmak gerekir.

Firma kanunen ne sıfatla çalışır?#

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) m.34 şöyle başlar: «Kat malikleri, anagayrimenkulün yönetimini kendi aralarından veya dışardan seçecekleri bir kimseye veya üç kişilik bir kurula verebilirler». Kanun ayrıca sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü olan yapılarda yönetici atanmasını zorunlu tutar.

Bundan çıkan sonuçlar:

• Firma, yöneticinin yerine geçer; yanında ayrı bir statüsü yoktur. Yöneticinin görevleri (KMK m.35), hesap verme yükümlülüğü (KMK m.39) ve sorumluluğu (KMK m.38) firma için de geçerlidir.
• KMK, dışarıdan yönetici için özel bir mesleki yeterlik ya da belge şartı öngörmez. Bu nedenle firmanın yetkinliğini kanun değil, sizin yapacağınız değerlendirme belirler.
• Firma da her yıl yeniden atanır. KMK m.34'e göre yönetici her yıl kurulun yıllık toplantısında yeniden atanır; eski yönetici tekrar atanabilir.
• Kat malikleri kurulu denetim yetkisini kaybetmez. KMK m.41'e göre kurul yöneticinin tutumunu sürekli denetler ve haklı bir sebep çıkarsa onu her zaman değiştirebilir.

Seçimin hangi çoğunlukla yapılacağı ve yöneticinin kimlerden olabileceği yönetici nasıl seçilir makalesinde ayrıntılı anlatılır. Kısaca: KMK m.34'e göre yönetici, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından çoğunluğu tarafından atanır.

Seçim süreci adım adım#

1. İhtiyacı yazıya dökün. Firmadan yalnız hesap ve tahsilat mı, yoksa personel, teknik bakım, temizlik ve güvenlik hizmetlerinin yönetimi de mi isteniyor? Kapsam belirsizse teklifler karşılaştırılamaz.
2. Kurulda yetki ve takvim belirleyin. Uygulamada önerilen yol, kurulun bir toplantıda teklif toplanmasına karar vermesi, teklifleri inceleyecek iki üç kişilik bir komisyon belirlemesi ve seçimi bir sonraki toplantıya bırakmasıdır. Atamanın kendisi her durumda KMK m.34'teki çoğunlukla kurulda yapılır.
3. Aynı şartnameyle en az birkaç teklif alın. Her firmaya aynı kapsam metnini gönderin; böylece fiyatlar aynı işe verilmiş olur.
4. Teklifleri tabloyla karşılaştırın (aşağıda).
5. Sözleşme taslağını seçimden önce görün. Seçilen firmayla imzalanacak sözleşmenin kurula sunulması, sonradan çıkacak "bu iş kapsamda değildi" tartışmalarını önler. Sözleşmede bulunması gerekenler yönetim firması sözleşmesi makalesinde kontrol listesiyle anlatılır.
6. Kararı karar defterine yazın. Atama kararında firmanın unvanı, görev başlangıç tarihi, ücret ve sözleşmeyi imzalamaya yetkili kişiler açıkça yer almalıdır.

Teklifleri karşılaştırırken nelere bakılmalı?#

Aşağıdaki ölçütler kanuni zorunluluk değildir; uygulamada önerilen değerlendirme başlıklarıdır.

Ücret ve gider payı#

KMK m.40'a göre yönetici, yönetim planında veya sözleşmede ücret belirlenmemiş olsa bile kat maliklerinden uygun bir ücret isteyebilir. Firmayla çalışırken ücret her durumda sözleşmede açıkça yazılmalıdır.

Aynı maddedeki "kat maliki yöneticinin normal yönetim giderlerinin yarısına katılmaması" kuralı yalnız kat malikleri arasından atanan yönetici içindir; dışarıdan atanan firmaya uygulanmaz. Yönetici ücretinin nasıl belirlendiği huzur hakkı makalesinde anlatılır.

Uygulamada: 48 daireli iki bloklu bir site#

48 bağımsız bölümlü bir sitede kurul, yöneticinin taşınması üzerine yönetimi bir firmaya vermeyi görüşüyor. Kurul önce kapsamı belirliyor: tahsilat ve muhasebe, iki kapıcının ve temizlik firmasının yönetimi, asansör ve yangın sistemlerinin bakım takibi. Üç firmadan aynı metinle teklif alınıyor.

Komisyon tabloyu doldurduğunda en ucuz teklifin personel yönetimini kapsamadığı, ikinci teklifin aylık rapor vermediği, üçüncü teklifin ise kapsamın tamamını içerdiği ve teminat önerdiği görülüyor. Kurul üçüncü firmayı, sözleşme taslağını da onaylayarak atıyor ve aynı toplantıda bir denetçi seçiyor. Firmayla çalışırken bağımsız bir denetçi olması, kurulun KMK m.41'deki denetim görevini fiilen yerine getirebilmesini sağlar; ayrıntı için denetçi nasıl seçilir makalesine bakın.

Sık yapılan yanlışlar#

• Firmayı yönetim kurulu veya mevcut yönetici seçiyor. Yönetici atanması kat malikleri kurulunun işidir (KMK m.34); yetkisiz bir imzayla yapılan sözleşme tartışma doğurur.
• Sözleşme firmanın standart metniyle imzalanıyor. Fesih, devir teslim ve raporlama maddeleri sitenin aleyhine olabilir; imzadan önce okunmalıdır.
• Firmaya verildikten sonra denetim bırakılıyor. Firma profesyonel olsa da hesap denetimi kurulun görevidir.
• Aidatların firmanın genel hesabına yatırılması kabul ediliyor. Sitenin parasının ayrı ve yönetici sıfatı gösterilen bir hesapta tutulması, hem KMK m.35/j'ye uygun hem de denetlenebilir olandır.

Sık sorulan sorular#

Yönetim firmasında yetkili belge veya lisans aranır mı?

Kat Mülkiyeti Kanunu dışarıdan atanacak yönetici için özel bir mesleki yeterlik veya belge şartı öngörmez. Firmanın deneyimini ve güvenilirliğini kurulun kendi değerlendirmesiyle tartması gerekir.

Firma bir yıldan uzun süre için atanabilir mi?

KMK m.34'e göre yönetici her yıl kurulun yıllık toplantısında yeniden atanır. Sözleşmeye yazılan sürenin bu yıllık atama kuralıyla nasıl bağdaşacağı tartışmalı olabilir; sözleşme süresini atama dönemiyle uyumlu tutmak daha güvenlidir.

Firmadan memnun kalınmazsa ne olur?

Kurul, haklı bir sebep çıkarsa yöneticiyi her zaman değiştirebilir (KMK m.41). Sözleşmenin nasıl sona ereceği ve tazminat konuları yönetim firması sözleşmesi makalesinde anlatılır.

Firma seçildiğinde ayrıca denetçi seçmek gerekir mi?

Kanun bunu zorunlu tutmaz; ancak hesapların denetimi her durumda kat malikleri kurulunun görevidir (KMK m.41) ve kurul bu işi kendi aralarından seçecekleri bir denetçiye veya üç kişilik denetim kuruluna verebilir. Yönetim dışarıdan bir firmadaysa, kat maliklerinden bir denetçi seçmek uygulamada önerilir.