Apartman Denetçisi Nasıl Seçilir, Görevleri Nelerdir?

Yönetimin denetimi kanunen kat malikleri kurulunun görevidir; kurul bu işi kendi aralarından seçecekleri bir denetçiye veya üç kişilik bir denetim kuruluna verebilir. Denetçi, yönetim planında başka bir zaman yazılmamışsa hesapları üç ayda bir inceler ve her takvim yılının ilk ayında kurula rapor verir. Denetçi yönetmez, yöneticiyi görevden almaz; tespit eder ve kurula bildirir.

Denetim kimin görevi?#

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) m.41'e göre kat malikleri kurulu, yöneticinin bu görevdeki tutumunu sürekli denetler ve haklı bir sebep çıkarsa onu her zaman değiştirebilir. Aynı madde, kurulun denetim işini bir denetçiye veya denetim kuruluna verebileceğini söyler.

Bu nedenle denetçi seçmek kanunen zorunlu değildir; seçilmezse denetim görevi kat malikleri kurulunun kendisinde kalır. Ancak kalabalık bir kurulun hesapları üç ayda bir fiilen incelemesi zor olduğundan, uygulamada çoğu apartman ve site bir denetçi veya denetim kurulu seçer.

Kimler denetçi olabilir?#

KMK m.41, denetçinin kat maliklerinin «kendi aralarından» seçileceğini söyler. Buna göre:

• Denetçi kat maliklerinden biri olmalıdır. Bu ifade, yönetici için "dışardan" seçime izin veren KMK m.34'ten farklıdır.
• Kat maliki olmayan bir kiracı, kanundaki bu ifadeye göre denetçi seçilemez.
• Kanunda denetçi için ayrıca bir eğitim, meslek veya belge şartı yoktur.

Toplu yapılarda (sitelerde) KMK m.71, yönetim planında başka türlü düzenlenmedikçe blok kat malikleri kurulunun blok için, toplu yapı temsilciler kurulunun ise toplu yapının bütün ortak yer ve tesisleri için yönetici ve denetçi atayacağını söyler. Sitenizin yönetim planındaki düzenlemeyi ayrıca kontrol edin.

Nasıl seçilir?#

KMK m.41'e göre denetçi veya denetim kurulu, kat maliklerinin kendi aralarından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla seçilir. Bu çoğunluğun toplantıda nasıl hesaplanacağı toplantı ve karar yeter sayıları makalesinde anlatılır.

Seçim kararı karar defterine yazılır. Kararda denetçinin veya denetim kurulu üyelerinin adı, hangi bağımsız bölümün maliki oldukları ve görevin başlangıcı yer almalıdır. Kanun denetçi için ayrı bir görev süresi öngörmez; süre yönetim planında veya kurul kararında belirlenmemişse, uygulamada denetçi yöneticiyle birlikte yıllık toplantıda seçilir.

Tek denetçi mi, denetim kurulu mu?

Kanun iki seçenek tanır: bir denetçi veya üç kişilik bir denetim kurulu. İki veya beş kişilik bir denetim kurulu kanunda öngörülmez.

Yukarıdaki karşılaştırma kanuni bir kural değildir; uygulamada önerilen değerlendirmedir.

Denetçinin görevleri#

Hesapları düzenli denetlemek

KMK m.41'e göre hesapların denetimi için yönetim planında belli bir zaman konulmamışsa bu denetim her üç ayda bir yapılır; haklı bir sebep çıkarsa her zaman yapılabilir.

Yıllık rapor vermek

Denetçi, yönetim planında yazılı zamanlarda, böyle bir zaman yoksa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna bir raporla denetimin sonucunu ve yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bildirir. Rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir (KMK m.41). Raporun içeriği ve örnek iskeleti için denetim raporu nasıl hazırlanır makalesine bakın.

Denetim defterini tutmak

KMK m.41'e göre denetçiler raporu, verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, sayfaları 1'den başlayarak numaralanmış ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirir, tarih koyar ve imzalar. Bu defter, yöneticinin tuttuğu karar defterinden ayrıdır.

Gerektiğinde kurulun toplanmasını istemek

KMK m.29'a göre önemli bir sebep çıkması hâlinde kat malikleri kurulu, yöneticinin, denetçinin veya kat maliklerinin üçte birinin istemi üzerine her zaman toplanabilir. Denetçi bu istemde bulunabilir; çağrıyı kural olarak yönetici yapar (KMK m.35/k). Çağrı, toplantı tarihinden en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalatılacak bir çağrı veya taahhütlü mektupla, toplantı sebebi bildirilerek yapılır.

Denetçi hangi belgeleri inceler?#

Kanun denetçinin inceleyebileceği belgeleri tek tek saymaz. Ancak KMK m.36, yöneticinin kurul kararlarını, ihtar ve tebligat özetlerini ve bütün giderleri deftere yazmasını, bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamasını zorunlu tutar. Hesap denetiminin konusu da bu kayıt ve belgelerdir.

Uygulamada denetçinin istediği belgeler şunlardır:

• Karar defteri ve onaylı işletme projesi
• Banka hesap dökümleri ve varsa kasa defteri
• Gider faturaları, makbuzlar, ödeme dekontları
• Aidat tahsilat kayıtları ve borçlu listesi
• Tedarikçi ve hizmet sözleşmeleri (asansör bakımı, temizlik, güvenlik, sigorta)
• Personel bordroları ve sosyal güvenlik bildirgeleri
• Yapılan ihtar ve tebligatlar, açılan dava ve icra takipleri

Yönetici belgeleri vermezse ne olur? KMK m.32'ye göre yönetimden doğan ve denetçilerle yöneticiler arasında çıkan anlaşmazlıklar kat malikleri kurulunca çözülür ve karara bağlanır. Denetçi bu durumu raporuna yazmalı ve gerekirse kurulun toplanmasını istemelidir (KMK m.29).

Denetçi ile yönetici arasındaki fark#

Kanunda yöneticinin aynı zamanda denetçi olamayacağına dair açık bir hüküm yoktur. Ancak bir kişinin kendi yönetimini denetlemesi denetimin amacına aykırıdır; uygulamada bu iki görevin ayrı kişilere verilmesi önerilir.

Panadus kullanan sitelerde denetçi rolü verilen kişi, finans kayıtlarını, belgeleri ve raporları değiştirme yetkisi olmadan görüntüleyebilir.

Sık yapılan yanlışlar#

• Kiracının veya dışarıdan bir muhasebecinin "denetçi" seçilmesi. KMK m.41 denetçinin kat malikleri arasından seçilmesini öngörür. Dışarıdan uzman desteği alınabilir, ancak kanundaki denetçi sıfatı kat malikine aittir.
• Denetimin yalnız yıl sonunda yapılması. Yönetim planında başka bir zaman yoksa denetim üç ayda bir yapılır.
• Raporun yalnız toplantıda okunması. Kanun raporun taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilmesini öngörür.

Sık sorulan sorular#

Denetçi yöneticiyi görevden alabilir mi?

Hayır. Yöneticiyi haklı bir sebeple değiştirme yetkisi kat malikleri kuruluna aittir (KMK m.41). Denetçi tespitlerini raporlar ve gerekirse KMK m.29'a göre kurulun toplanmasını isteyebilir. Süreç için yöneticinin görevden alınması makalesine bakın.

Denetim kurulu kaç kişi olmalı?

Kanun bir denetçi veya üç kişilik bir denetim kurulu öngörür (KMK m.41).

Denetçi ücret alır mı?

KMK m.28'e göre yönetim planı, «yönetici ve denetçilerin alacakları ücreti» de düzenler. Önce yönetim planınıza bakın; planda hüküm yoksa ve denetçiye ödeme yapılacaksa tutarın ve dayanağının kurul kararıyla açıkça belirlenmesi uygulamada önerilir.

Denetçi seçilmezse ne olur?

Denetim görevi kat malikleri kurulunda kalır; kurul yöneticinin tutumunu ve hesapları kendisi denetler (KMK m.41).