Denetim Raporu Nasıl Hazırlanır?

Denetim raporu, denetçinin veya denetim kurulunun dönem boyunca yaptığı incelemenin sonucunu ve yönetimin nasıl yürütüldüğüne dair görüşünü kat malikleri kuruluna bildirdiği yazılı belgedir. Yönetim planında başka bir zaman yoksa her takvim yılının ilk ayında kurula verilir, çoğaltılarak taahhütlü mektupla bütün kat maliklerine gönderilir ve noter tasdikli denetim defterine geçirilir. İyi bir rapor rakamları tekrar etmekle yetinmez; neyin incelendiğini, ne bulunduğunu ve kurulun ne yapmasının önerildiğini açıkça söyler.

Kanun rapordan ne ister?#

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) m.41'e göre denetçi veya denetim kurulu, yönetim planında yazılı zamanlarda, böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde, kat malikleri kuruluna verecekleri bir raporla «denetimin sonucunu ve anagayrimenkulün yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bildirir». Kanunun rapordan istediği iki şey vardır:

1. Denetimin sonucu: Hesapların ve belgelerin incelenmesinden ne çıktığı.
2. Yönetim tarzı hakkındaki düşünceler: Yönetimin genel olarak nasıl yürütüldüğüne dair değerlendirme (kurul kararlarının uygulanması, bakım, personel, iletişim gibi).

Aynı madde iki usul kuralı koyar: rapor «çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir» ve denetçiler raporu, sayfaları numaralı ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak imzalar.

Raporu hazırlamadan önce#

Rapor, yıl boyunca yapılan incelemelerin özetidir. KMK m.41'e göre yönetim planında başka bir zaman yoksa hesaplar üç ayda bir denetlenir; yıllık rapor bu dönemsel denetimlerin notlarına dayanmalıdır.

Uygulamada hazırlık için önerilen adımlar:

• Yöneticiden yıllık hesabı (KMK m.39) ve KMK m.36'da saklamakla yükümlü olduğu defter ve belgeleri yazılı olarak isteyin.
• Banka hesap dökümlerinin yıl sonu bakiyesini, yöneticinin bildirdiği kasa ve banka toplamıyla karşılaştırın.
• Onaylı işletme projesindeki (KMK m.37) gider kalemlerini fiilî harcamalarla kalem kalem karşılaştırın.
• Rastgele seçtiğiniz gider kayıtlarının faturasını ve ödeme dekontunu kontrol edin.
• Borçlu listesini, tahsilat kayıtları ve yapılan ihtar ve takiplerle karşılaştırın.
• Önceki yılın raporundaki önerilerin yerine getirilip getirilmediğini not edin.

Hangi belgelerin inceleneceği denetçi nasıl seçilir, görevleri nelerdir makalesinde ayrıntılı listelenir.

Örnek rapor iskeleti#

Aşağıdaki başlıklar kanunda sayılmaz; KMK m.41'deki iki unsuru (denetimin sonucu ve yönetim tarzı) düzenli biçimde vermek için önerilen bir iskelettir. Küçük bir apartmanda bazı başlıklar birkaç satırdan ibaret olabilir.

1. Başlık ve kimlik bilgileri

• Yapının adı ve adresi
• Raporun kapsadığı dönem (ör. 1 Ocak – 31 Aralık)
• Denetçinin veya denetim kurulu üyelerinin adı ve bağımsız bölüm numaraları
• Raporun tarihi

2. Denetimin dayanağı ve kapsamı

• Dayanak: KMK m.41 ve varsa yönetim planının ilgili maddesi
• Dönem içinde yapılan denetimlerin tarihleri
• İncelenen defter ve belgelerin listesi
• İncelenemeyen veya istenip verilmeyen belgeler (varsa, istenme tarihiyle)

3. Gelirler

• Dönem başı devreden bakiye
• Tahakkuk eden ve tahsil edilen aidat toplamı
• Diğer gelirler (kira, faiz, gecikme tazminatı vb.)
• Tahsilat oranı ve dönem sonu alacak toplamı

4. Giderler

• Gider kalemleri ve toplamları
• İşletme projesindeki tahminlerle karşılaştırma ve önemli sapmaların açıklaması
• Belgesi eksik veya kurul kararına dayanmayan harcamalar

5. Dönem sonu durumu

• Banka ve kasa bakiyesi; banka dökümüyle mutabakat sonucu
• Tedarikçilere ve personele ödenmemiş borçlar
• Borçlu bağımsız bölüm sayısı ve yapılan takip işlemleri

6. Yönetim tarzı hakkında görüş

• Kurul kararlarının uygulanma durumu
• Bakım ve onarım işleri, zorunlu kontroller (asansör, yangın vb.)
• Sözleşmelerin ve personel işlerinin düzeni
• Defter ve belgelerin tutulma düzeni (KMK m.36)

7. Tespitler ve öneriler

• Her tespit ayrı madde olarak, kanıtıyla birlikte
• Her tespit için somut öneri ve önerilen süre

8. Sonuç

• Hesapların genel olarak düzenli olup olmadığına dair görüş
• Kurula sunulan öneri (ör. hesapların kabulü, belirli konuların düzeltilmesi şartıyla kabul, ek inceleme)

9. İmza

• Denetçinin veya denetim kurulu üyelerinin imzası; denetim kurulunda karşı görüşte olan üyenin gerekçesi

Tespitleri nasıl yazmalı?#

Rapor bir suçlama metni değil, kanıta dayalı bir değerlendirmedir. Uygulamada önerilen yazım ilkeleri:

• Somut olun: "Bazı harcamaların belgesi yok" yerine "Mart ve Haziran aylarına ait 3 gider kaydının faturası dosyada bulunmamaktadır (kayıt tarihleri: …)."
• Gözlem ile görüşü ayırın: Önce ne gördüğünüzü, sonra bunun ne anlama geldiğini yazın.
• Öneriyi ölçülebilir yapın: "Banka mutabakatı her ay yapılmalı ve denetçiye iletilmelidir."
• Kişisel verilere dikkat edin: Borçlu bağımsız bölümleri raporda listelemek gerekiyorsa yalnız gerekli bilgiyi verin; telefon, kimlik numarası gibi bilgileri rapora koymayın.
• Yöneticiye yanıt hakkı tanıyın: Taslağı kurula sunmadan önce yöneticiye göstermek, yanlış anlamaları azaltır. Yöneticinin açıklaması rapora eklenebilir.

Uygulamada: 24 daireli bir apartmanın raporu#

24 daireli bir apartmanda denetçi, yıl boyunca dört dönemsel inceleme yapmış. Yıllık raporda gelirlerin işletme projesiyle uyumlu olduğunu, ancak çatı onarımı için yapılan harcamanın kurul kararıyla belirlenen tutarı aştığını ve fark için ek karar alınmadığını tespit ediyor. Banka dökümü ile yöneticinin bildirdiği bakiye arasında, yıl sonunda tahsil edilip bankaya ertesi gün yatırılan bir aidat ödemesinden kaynaklanan küçük bir fark buluyor ve bunun açıklandığını yazıyor.

Sonuç bölümünde denetçi, hesapların genel olarak düzenli olduğunu, çatı harcamasındaki farkın kurulca değerlendirilmesini ve bundan sonra karar tutarını aşan harcamalar için önceden onay alınmasını öneriyor. Rapor ocak ayında kurula sunuluyor, taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderiliyor ve denetim defterine geçiriliyor.

Raporun kurula sunulması#

Rapor, yöneticinin yıllık hesabıyla aynı toplantıda görüşülürse kat malikleri hesabı ve denetçinin değerlendirmesini birlikte tartışabilir. KMK m.39'daki hesap verme ile KMK m.41'deki rapor süresi, yönetim planında başka bir zaman yoksa aynı aya (takvim yılının ilk ayına) denk gelir. Toplantının yönetimi için genel kurul toplantısı nasıl yapılır makalesine bakın.

Raporda ciddi bir sorun tespit edilmişse denetçi yıllık toplantıyı beklemek zorunda değildir: KMK m.29'a göre önemli bir sebep çıkarsa denetçinin istemi üzerine kurul her zaman toplanabilir.

Sık yapılan yanlışlar#

• Raporun yalnız gelir-gider tablosundan ibaret olması. Kanun ayrıca yönetim tarzı hakkında görüş ister.
• İncelenemeyen belgelerin belirtilmemesi. Verilmeyen belge raporda açıkça yazılmazsa rapor, tam bir denetim yapılmış izlenimi verir.
• Raporun yalnız toplantıda okunması. Kanun taahhütlü mektupla gönderilmesini ve denetim defterine geçirilmesini öngörür.
• Kanıtsız genel ifadeler. "Harcamalar fazla" gibi ifadeler tartışma doğurur, karar almayı kolaylaştırmaz.

Sık sorulan sorular#

Denetim raporu olumsuzsa yönetici görevden alınır mı?

Kendiliğinden alınmaz. Rapor kurula bilgi verir; yöneticiyi haklı bir sebeple değiştirme kararı kat malikleri kurulunundur (KMK m.41).

Denetim kurulu üyeleri raporda anlaşamazsa ne olur?

Kanun bu durumu ayrıca düzenlemez. Uygulamada çoğunluk görüşü rapora yazılır, farklı görüşteki üye kendi gerekçesini rapora ekleyerek imzalar.

Rapor hangi süre içinde gönderilmeli?

KMK m.41 raporun, yönetim planında başka zaman yoksa takvim yılının birinci ayı içinde kurula verilmesini öngörür ve kat maliklerine taahhütlü mektupla gönderilmesini ister; gönderim için ayrıca bir gün sayısı belirtmez.