Apartman Karar Defteri Nasıl Tutulur?

Kat malikleri kurulu kararları, sayfaları 1'den başlayarak sırayla numaralanmış ve her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara karşı oy verenler sebebini yazarak imzalar (634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, KMK m.32). Defteri yönetici tutar; aynı deftere kurul kararlarının yanında ihtar ve tebligatların özetini ve bütün giderleri de tarih sırasıyla yazar ve defteri her takvim yılı bittikten sonra bir ay içinde notere kapattırır (KMK m.36).

Hukuki dayanak#

KMK m.32'ye göre kurul kararları «(1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.»

KMK m.36 ise yöneticinin görevini tanımlar: yönetici kurul kararlarını, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri bu deftere tarih sırasıyla yazmak, defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamakla yükümlüdür. Aynı maddeye göre defterin «her takvim yılının bitmesinden başlıyarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir».

Adım adım#

1. Defteri tasdik ettirin

Kırtasiyeden alınan, sayfa numaralı bir defteri kullanmaya başlamadan önce notere götürün. Kanun her sayfanın noter mührüyle tasdikli olmasını ister; tasdikten önce yazılmış sayfalar bu şartı karşılamaz. Noterlik ücretleri ve noterin istediği belgeler (ör. yöneticinin atandığı karar) noterliğe göre değişebilir; önceden sorun.

2. Toplantıda kararları deftere yazın

Kararları toplantı bitmeden, toplantı yerinde deftere yazın. Her karar için şunları kaydetmek iyi bir uygulamadır:

• Toplantının tarihi, saati, yeri; ilk mi ikinci toplantı mı olduğu,
• Temsil edilen bağımsız bölüm sayısı ve arsa payı toplamı (yeter sayının sağlandığını göstermek için),
• Vekâletle temsil edilen bölümler ve vekillerin adları,
• Gündem maddesi, kararın metni, kabul / ret / çekimser oy sayıları,
• Gerekiyorsa karar doğrudan kendisini ilgilendirdiği için oya katılmayan malik (KMK m.31).

3. İmzaları alın

Toplantıda bulunan bütün kat malikleri (ve vekiller) kararların altını imzalar. Karara karşı oy veren, sebebini yazarak imzalar, örneğin: "Aidat artış oranı yüksek olduğu için karşıyım." Bu şerh, sonradan iptal davası açmak isteyen malik için önemlidir: KMK m.33, toplantıya katılan malikin dava hakkını m.32'ye göre aykırı oy kullanmış olmasına bağlar. Ayrıntı: kurul kararının iptali.

4. Yıl içinde ihtar, tebligat ve giderleri işleyin

M.36'ya göre aynı deftere ihtar ve tebligatların özeti ve tarihleri ile bütün giderler de tarih sırasıyla yazılır. Gider belgeleri ve diğer belgeler bir dosyada saklanır. Gelir-gider kayıtlarının düzeni için gelir-gider kayıtları ve defterler makalesine bakın.

5. Yıl sonunda notere kapattırın

Takvim yılı bittikten sonra bir ay içinde, yani en geç ocak ayının sonuna kadar, yönetici defteri notere kapattırır. M.36'da yazılı görevleri yerine getirmeyen yöneticiye m.33'ün son fıkrasında yazılı idari para cezası uygulanır.

Örnek karar kaydı#

Aşağıdaki örnek, 30 daireli ve toplam arsa payı 3.000 olan bir apartmanın kaydıdır:

Toplantı: 20.01.2027, 19.00, giriş katı toplantı salonu (ilk toplantı)
Temsil edilen: 18 bağımsız bölüm (3 vekâletle), arsa payı 1.800 / 3.000
Yeter sayı: sağlandı (KMK m.30)

Karar 2027/1 – 2027 yılı işletme projesi
Çağrıyla birlikte gönderilen işletme projesi aynen kabul edildi.
Kabul: 14   Ret: 3   Çekimser: 1

Karar 2027/2 – Yönetici atanması
Ayşe Yılmaz (D.7) 16 bağımsız bölümün oyuyla (arsa payı 1.640) yönetici atandı.
Kabul: 16   Ret: 2

Karşı oy: D.12 – "Proje tutarı geçen yıla göre fazla, kalemler ayrıntılı değil."
[Hazır bulunanların ad-soyad, bölüm no ve imzaları]

Yönetici atanmasında kabul oylarının, bütün bölümlerin sayıca ve arsa payınca çoğunluğunu karşıladığının kayıtta görünmesi, kararın sonradan tartışılmasını zorlaştırır. Hesap için toplantı ve karar yeter sayıları makalesine bakın.

Defter neden önemli?#

• Bağlayıcılık: Kurul kararları bütün kat maliklerini, onların haleflerini, yönetici ve denetçileri bağlar (KMK m.32). Daireyi sonradan alan kişi de defterdeki kararlarla bağlıdır.
• Emsal etkisi: Bir konuda ileride çıkan anlaşmazlık, karar defterinde aynı konuda daha önce verilmiş bir karar varsa kural olarak ona göre çözülür (KMK m.32).
• Tahsilat: Kesinleşen işletme projeleri ve kurulun işletme giderleriyle ilgili kararları, İcra ve İflas Kanunu m.68/1'de sayılan belgelerden sayılır (KMK m.37). Usulüne uygun tutulmuş defter, aidat alacağının takibinde önemli bir belgedir.

Denetçinin defteri ayrıdır#

Denetçi veya denetim kurulu da raporunu, kararlarını ve gerekli gördüğü diğer hususları, sayfaları 1'den başlayarak numaralanmış ve her sayfası noter mührüyle tasdikli ayrı bir deftere yazıp tarih ve imza koyar (KMK m.41). Kurul karar defteriyle denetçi defterini karıştırmayın.

Elektronik karar defteri olur mu?#

KMK, kararların noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılmasını ve toplantıda bulunanlarca imzalanmasını ister. Elektronik ortamda tutulan bir karar defteri kanunda açıkça düzenlenmemiştir; yalnız elektronik kayıtla yetinmenin kanun şartını karşılayıp karşılamadığı tartışmalı olabilir. Dijital kayıt tutuyorsanız bunu tasdikli defterin yerine değil, yanında kullanın.

Sık yapılan yanlışlar#

• Kararları toplantıdan sonra yazıp imzaları kapı kapı toplamak. Kanun toplantıda bulunanların imzasını ister; sonradan değiştirilmiş izlenimi veren kayıtlar itiraz doğurur.
• Karşı oyu sebepsiz yazmak. M.32 aykırılığın sebebinin belirtilmesini ister.
• Tasdiksiz bir deftere başlamak ve sonradan notere götürmek.
• Yıl sonu kapanışını unutmak. Ocak ayının sonuna kadar kapanış yaptırılmalıdır.
• Yönetici değişince defteri devretmemek. Defter ve belgeler yönetime aittir; devir için yönetici değişiminde devir teslim makalesine bakın.

Sık sorulan sorular#

Toplantıda bulunan bir malik imzadan kaçınırsa ne olur?

KMK bu durumun sonucunu ayrıca düzenlemez. İmzadan kaçınıldığını, kararın altına hazır bulunan diğer maliklerin imzasıyla not edin.

Defter dolarsa ne yapılır?

Yeni bir defter tasdik ettirilir ve kayıtlara oradan devam edilir. Eski defter belgelerle birlikte saklanır (KMK m.36).

Kararları kat maliklerine ayrıca göndermek zorunlu mu?

KMK, kararların kat maliklerine ayrıca gönderilmesini genel olarak şart koşmaz. Ancak toplantıya katılmayan malikin iptal davası süresi kararı öğrenmesinden başlar (KMK m.33); kararları gelmeyenlere belgeli biçimde bildirmek süreyi netleştirir.