Yönetim Firmaları İçin Panadus Firma Paneli Nasıl Kullanılır?

Firma paneli, birden fazla apartman, site ya da rezidansı yöneten profesyonel yönetim firmaları içindir. Her kurumun finansı, sakinleri ve belgeleri kendi panelinde ayrı tutulur. Firma paneli bunların üstünde durur: kurum ekler, firma ekibini ve hangi kurumda çalışacaklarını yönetir, kurumları finans ve tahsilat açısından karşılaştırırsınız. Bir kurumun günlük işi için o kuruma girersiniz.

Profesyonel yönetim firmasının seçimi ve sözleşmesi hakkında hukuki bilgi için Profesyonel Yönetim Firması Seçimi ve Yönetim Firması Sözleşmesi makalelerine bakın.

1. Firma kaydı#

1. Panadus'ta telefon numaranızla hesap açın ve "Panadus'u nasıl kullanacaksınız?" sorusunda Bir yapıyı yönetiyorum'u seçin.
2. Yapıyı nasıl yöneteceksiniz? adımında Yönetim şirketiyim'i işaretleyin.
3. Firmanızı tanıyalım adımında Firma adı, Vergi no ve Vergi dairesi (zorunlu), isterseniz Firma telefonu ve Firma adresi alanlarını doldurun.
4. Telefonunuzu doğrulayın, Son kontrol adımında onay kutularını işaretleyip Firmayı oluştur'a basın. Firma paneli açılır.

Firma paneline daha sonra üstteki çalışma alanı menüsünden, Yönetim firmalarım başlığı altındaki firmanızı seçerek dönersiniz. Aynı menüde Yönettiğim kurumlar ve Kişisel başlıkları da bulunur.

2. Firmayı doğrulatın#

Firma adına kurum açabilmek için firmanın doğrulanması gerekir.

1. Firma panelinde Ayarlar'ı açın.
2. Firma bilgileri bölümünde firma adı, ticari unvan, vergi numarası ve dairesi, ticaret sicil bilgileri, adres ve iletişim alanlarını doldurup Kaydet deyin.
3. Doğrulama belgeleri bölümüne Vergi levhası, İmza sirküleri, Ticaret sicil gazetesi ve Faaliyet belgesi yükleyin. Zorunlu belgelerin tümü yüklendiğinde Belgeleri onaya gönder düğmesine basın.

Firma paneli ana sayfasındaki İlk adımlar listesi; firma bilgilerini tamamlama, ilk kurumu ekleme ve ekibi tanımlama adımlarının hangisinin tamamlandığını gösterir.

3. Portföye kurum ekleyin#

Firma Paneli ana sayfasındaki Kurum ekle işlemiyle (ya da çalışma alanı menüsündeki Firmaya kurum ekle ile) Kurum ekle ekranını açın. Üç yol vardır:

• Yeni kurum oluştur: Panadus'ta kaydı olmayan bir yapı için. Adım adım yapı kurulumu açılır (yapı tipi, site bilgileri, bloklar, kat yapısı); ayrıntılar Site veya Apartman Oluşturma rehberindeki "Blok ve kat yapısını kurun" bölümüyle aynıdır. Bu yol firma doğrulaması tamamlanınca açılır.
• Panadus'taki kurumu bağla: Panadus'ta zaten kayıtlı bir kurumu firmanıza bağlamak için. Kurum yöneticisinin onayı gerekir ve süreci Panadus destek ekibi yürütür.
• Başka yönetimden devral: Başka bir firmanın ya da kat maliklerinin yönettiği bir kurumu devralmak için. Kurul kararıyla ve destek ekibi üzerinden yürür (aşağıdaki "Devir" bölümüne bakın).

Mevcut bir kuruma bağlanma ve devralma, kurumun yöneticisi ya da kurul kararı doğrulanmadan yapılmaz.

4. Ekibinizi tanımlayın#

1. Firma panelinde Temsilciler'i açın ve Kişi davet et düğmesine basın.
2. Ad soyad, Cep telefonu ya da E-posta (en az biri) yazın.
3. Rol seçin: Firma sahibi, Genel müdür, Saha müdürü, Muhasebeci, Teknik sorumlu ya da Personel. İsterseniz Unvan girin (ör. "Bölge sorumlusu").
4. Çalışacağı kurumlar listesinden kişinin sorumlu olacağı kurumları işaretleyin. Firma sahibi ve Genel müdür firmanın bütün kurumlarında yönetici olarak çalışır; bu rollerde kurum seçilmez.
5. Kişinin tahsilat ve borç rakamlarını görmesini istiyorsanız Firma finans özetini görebilir kutusunu işaretleyin. Firma sahibi, Genel müdür ve Muhasebeci rollerinde bu her zaman açıktır.
6. Davet gönder düğmesine basın. Davet bağlantısı 7 gün geçerlidir; Bağlantıyı kopyala ile kişiye iletin.

Davet edilen kişi kabul edene kadar hiçbir kuruma erişemez. Davet yalnız yazdığınız telefon ya da e-postaya sahip hesapla kabul edilebilir. Bekleyen davetleri Yeniden gönder ya da İptal et ile yönetirsiniz. Ayrılan bir çalışanı ekipten çıkardığınızda firma paneline ve firmanın açtığı kurum üyeliklerine erişimi kapanır; kendi dairesi gibi kişisel üyelikleri etkilenmez, geçmiş işlemleri kayıtlarda kalır.

Bir kurumun içindeki roller (yönetici yardımcısı, muhasebeci, denetçi) ise o kurumun Ayarlar › Kullanıcılar ve roller ekranından yönetilir: Kullanıcı ve Rol Yönetimi.

5. Portföyü izleyin#

• Firma Paneli ana sayfası Özet, İşler ve İş yükü görünümleriyle kurumlarınızdaki bekleyen işleri toplar. Kurumlar listesinden bir kuruma dokunduğunuzda o kurumun panelinde çalışırsınız.
• Portföy, kurumların finansını tek ekranda toplar: Tahakkuk, Tahsilat, Açık alacak, Gecikmiş alacak, Bekleyen ödemeler, Bütçe gerçekleşme ve Alacak bakiyesi. Dönemi Bu yıl, Bu ay, Geçen ay, Son 12 ay ya da Tüm zamanlar olarak seçersiniz. Kurum karşılaştırması listesini tahsilat oranına, gecikmiş alacağa ya da bütçe aşımına göre sıralayabilirsiniz. Portföy finansını yalnız finans yetkisi olan ekip üyeleri görür.
• Rapor, yayımlanmış dönemlerin tahakkuk ve tahsilatına göre kurumları karşılaştırır.
• Sözleşmeler, kurumlarınızın bakım, temizlik, güvenlik ve sigorta sözleşmelerini ve 30 gün içinde bitenleri listeler. Sözleşme ekleme ve düzenleme ilgili kurumun panelinden yapılır.

6. Kurumlara toplu duyuru#

1. Firma panelinde Bildirimler'i açın.
2. Yeni duyuru bölümünde Başlık, İçerik ve Öncelik (Normal, Yüksek, Acil) alanlarını doldurun.
3. Hedef kurumlar listesinden kurumları seçin ya da Tümünü seç deyin.
4. … kuruma gönder düğmesine basın.

Duyuru her kurumun kendi Duyurular sayfasına eklenir; kalıcı kayıt orada tutulur. Gönderdikten sonra kurumun İletişim › Duyurular sayfasında duyurunun durumunu kontrol edin; Taslak olarak görünüyorsa Yayınla ile sakinlere iletin. Bazı kurumlara gönderilemezse ekran bunu belirtir; o kurumda duyuru yetkiniz olmayabilir.

7. Devir#

Devir ekranı, bir kurumun yönetimini başka bir firmaya ya da kat malikleri yönetimine devretme sürecini anlatır. Devir Panadus operasyon ekibiyle yürütülür:

1. Talep ve belge: Devri başlatan taraf yönetim kurulu kararı ya da sözleşme feshini iletir.
2. Dört göz onayı: Panadus operasyon ekibinden iki ayrı kişi belgeyi inceler ve onaylar.
3. Yetkilerin geçişi: Önceki yönetimin erişimi kapanır, yeni yönetim tek işlemde açılır; kurum yöneticisiz kalmaz.
4. Kayıtlar korunur: Finans, belge ve işlem geçmişi kurumda kalır; hiçbir kayıt silinmez.

Başlatmak için Destek ekibine yaz düğmesini kullanın ve talebi kurum adıyla iletin. Devir sırasında eski ve yeni yönetim arasında teslim edilmesi gerekenler için Yönetici Değişiminde Devir Teslim makalesine bakın.

Sık sorulan sorular#

"Yeni kurum oluştur" seçeneği neden pasif?

Firma doğrulaması tamamlanmamıştır. Ayarlar'dan belgeleri yükleyip onaya gönderin.

Firma çalışanım kurumun sakin listesini görebilir mi?

Çalışan, yalnız atandığı kurumlarda ve o kurumdaki rolünün izin verdiği kadarını görür. Kurum içi izinler kurumun Ayarlar › Rol izinleri ekranından ayarlanır.