Panadus'ta Site Gideri Nasıl Kaydedilir ve Ödenir?

Panadus'ta her site gideri bir kayıttır: ne için, kime, ne kadar, hangi tarihte ve hangi yöntemle ödendiği bu kayıtta tutulur. Gideri ya ödendi olarak girersiniz ve doğrudan gider defterine işlenir, ya da henüz ödenmedi olarak girersiniz ve Ödenecekler listesine düşer; ödediğinizde oradan kapatırsınız. Panadus para göndermez; ödemeyi bankadan ya da kasadan yaptıktan sonra kaydedersiniz.

Hangi defter ve belgelerin tutulması gerektiği için Gelir-Gider Kayıtları ve Defterler makalesine bakın.

Kimler yapabilir?#

Gider ekleme ve ödeme kaydını Yönetici, Yönetici Yardımcısı ve Muhasebeci yapar (Finans modülünde "İşlem yap" izni gerekir). Denetçi, Görüntüleyici ve Blok Sorumlusu gider defterini görüntüler.

Yeni gider girme#

1. Finans › Genel Bakış sayfasındaki hızlı işlemlerden Gider ekle'ye basın. Mobilde ＋ menüsündeki Gider Ekle de aynı paneli açar. Yeni gider paneli açılır.
2. Gider Başlığı'nı yazın (ör. "Asansör bakım ücreti").
3. Kategori seçin: Elektrik, Su, Doğalgaz, Temizlik, Güvenlik, Bakım/Onarım, Asansör, Bahçe, Sigorta, Yönetim, Personel, Vergi ya da Diğer.
4. Tutar (TL)'yi girin.
5. Ödeme durumu'nu seçin:
   • Ödendi — gider olarak işlenir: Ödemeyi yaptıysanız. Ödeme tarihi ve Nasıl ödendi? alanlarını doldurun.
   • Henüz ödenmedi — Ödenecekler'e eklenir: Fatura geldi ama ödemediyseniz. Bu durumda tarih alanı Fatura / gider tarihi olur.
6. Gider tek bir bloğa aitse Blok alanından seçin; değilse Tüm Site (Genel Gider) kalsın.
7. Tedarikçi kartı listesinden firmayı seçin. Listede yoksa + Yeni tedarikçi ekle ile Firma adı ve isterseniz VKN / TCKN girip Tedarikçiyi ekle deyin.
8. Varsa Fatura No'yu, gerekirse Ait olduğu dönem (isteğe bağlı) alanını ve Açıklama'yı yazın.
9. Kaydet düğmesine basın. Arka arkaya birden fazla gider gireceksiniz Kaydet ve Yeni'yi kullanın.

Nakit ödenen bir gider kasa bakiyesini eksiye düşürecekse Panadus bir gerekçe ister (Kasayı eksiye düşürme gerekçesi). Gerekçe yazmadan önce kasaya giren nakit tahsilatların kaydedildiğini kontrol edin.

Ödenecek gideri kapatma#

1. Finans › Ödenecekler sekmesini açın. Yüklenen elektrik, su, doğalgaz faturaları ve "henüz ödenmedi" olarak girilen giderler burada listelenir.
2. Ödediğiniz kalemin satırına dokunun. Kalem paneli açılır.
3. Ödemeyi kaydet bölümünde Nasıl ödendi? sorusunu yanıtlayın ve Ödeme tarihi'ni girin. İsterseniz Not (isteğe bağlı) ekleyin.
4. Ödendi olarak kaydet düğmesine basın. Kalem Ödenecekler'den düşer ve Giderler defterine ödeme gününe işlenmiş olarak geçer.

Panelde bazı kalemler Onay bekliyor etiketi taşıyabilir. Onay yetkiniz varsa Onayla, yoksa Onay iste düğmesi görünür; onaylanınca kaydeden kişiye bildirilir ve gider ödenebilir. Panadus aynı faturanın daha önce ödendiğini tahmin ederse "Bu fatura büyük olasılıkla zaten ödendi" uyarısı çıkar; aynı faturaysa Evet, aynı fatura — bağla ile mükerrer ödemeyi önleyin.

Gider defteri ve belgeler#

Finans › Giderler sekmesi gider defteridir: ödenen tüm giderler ödeme gününe ve ait olduğu döneme göre burada görünür. Üstteki Ödenecekler ve Sabit giderler düğmeleriyle ilgili listelere geçersiniz.

• Belgesi bağlanmamış giderler Belgesiz etiketiyle işaretlenir. Kaydı açtığınızda "Bu giderin belgesi yok" uyarısını görürsünüz. Faturayı Finans › Faturalar üzerinden yükleyip bu kayda bağlayın.
• Belgesi olan kayıtta Faturayı aç ile belgeyi görüntülersiniz.
• Yanlışlıkla ödendi olarak kaydedilen bir kalemi Ödemeyi geri al ile Ödenecekler'e döndürebilirsiniz; işlem geçmişine yazılır.

Kat maliklerine hesap verirken her gider belgesiyle gösterilir. Yöneticinin hesap verme yükümlülüğü için Yöneticinin Hesap Verme Yükümlülüğü makalesine bakın.

Uygulamada#

Ekim'de asansör firmasından 4.500 TL'lik bakım faturası geldi, ödeme 5 Kasım'da yapılacak. Faturayı Gider ekle ile Kategori Asansör, Ödeme durumu Henüz ödenmedi olarak girer, tedarikçi kartından firmayı seçer, fatura numarasını yazarsınız. Kalem Ödenecekler'de bekler. 5 Kasım'da havaleyi yaptıktan sonra kalemi açıp yöntem olarak havaleyi seçer, tarihi girer ve Ödendi olarak kaydet dersiniz. Gider Kasım'da ödenmiş olarak defterde görünür; Ekim'e ait olduğunu "Ait olduğu dönem" alanından izleyebilirsiniz.

Sık sorulan sorular#

Her ay aynı tutarda ödenen giderler için ne yapmalıyım?

Personel, temizlik, güvenlik gibi düzenli giderleri Finans › Giderler sayfasındaki Sabit giderler düğmesiyle açılan listede tanımlayabilirsiniz. Her ay bu tanımdan bir ödeme satırı oluşturulur; böylece aylık ödemeleri tek tek girmeden takip edersiniz.

Gelir nasıl kaydedilir?

Aidat dışı gelirler (ör. kira geliri, bağış) için Finans › Genel Bakış sayfasındaki Gelir ekle hızlı işlemini kullanın.

Gider bütçeyle nasıl karşılaştırılır?

Ödenen giderler Finans › Bütçe ekranında kalem kalem bütçeyle karşılaştırılır: Bütçe (İşletme Projesi) Hazırlama.