1. Taraflar ve konu#
Bu sözleşme, Hizmet Sözleşmesi'nin ayrılmaz ekidir ve onunla birlikte kabul edilir.
- Veri sorumlusu: Panadus'u kullanan site yönetimi ("Yönetim").
- Veri işleyen: PANADUS YAZILIM TEKNOLOJİ SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ, Kızılırmak Mah. 1450 Sk. No:16 İç Kapı No:22, Çankaya/Ankara · MERSİS No: 0721103287100001 ("Panadus").
Sözleşmenin konusu, Panadus'un Yönetim adına kişisel verileri hangi kurallarla işleyeceğini 6698 sayılı KVKK m.12 uyarınca belirlemektir.
2. İşlemenin kapsamı#
| Konu | Açıklama |
|---|---|
| Amaç | Yönetim'in 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu ve site yönetimi işlerini Platform üzerinden yürütmesi |
| İlgili kişiler | Malikler, kiracılar, hane üyeleri, site çalışanları, ziyaretçiler, tedarikçi temsilcileri |
| Veri kategorileri | Kimlik, iletişim, daire ve hane bilgisi, mali kayıtlar (aidat, tahsilat, borç, IBAN), yönetim kayıtları (duyuru, talep, toplantı, karar, belge, mesaj), güvenlik ve kapı kayıtları (ziyaretçi, plaka, kargo, panik ve acil durum konumu), çalışan bilgileri (T.C. kimlik no, görev, vardiya, devriye konumu, ücret, SGK no), görsel kayıtlar (fotoğraf, imza) |
| Özel nitelikli veriler | Yalnız Yönetim girerse: dairedeki sağlık işaretleri (engelli birey, hamile, kronik hastalık) |
| İşlemenin niteliği | Kaydetme, saklama, düzenleme, görüntüleme, raporlama, bildirim gönderme, yedekleme, silme |
| Süre | Hizmet Sözleşmesi süresince ve 8. maddedeki teslim ve silme süresince |
3. Yönetim'in yükümlülükleri#
3.1. Yönetim, Platform'a girdiği verilerin hukuka uygun olarak toplanmasından, ilgili kişilerin KVKK m.10 uyarınca aydınlatılmasından ve gerektiğinde açık rızalarının alınmasından sorumludur.
3.2. Özel nitelikli verileri (ör. sağlık işaretleri) ancak ilgili kişinin açık rızası veya KVKK m.6/3'teki başka bir şart varsa girer.
3.3. Borç bilgilerini Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 2026/348 sayılı ilke kararına uygun biçimde kullanır; ortak alanlarda veya herkese açık biçimde paylaşmaz.
3.4. Platform'a erişim verdiği kişileri "bilmesi gereken" ilkesine göre yetkilendirir, görevi bitenlerin erişimini kaldırır.
3.5. Şartları sağlıyorsa VERBİS kaydını yaptırır ve kişisel veri envanterini tutar.
4. Panadus'un yükümlülükleri#
4.1. Talimatla işleme. Panadus verileri yalnız Hizmet Sözleşmesi'ne, bu sözleşmeye ve Yönetim'in Platform üzerinden verdiği talimatlara göre işler. Kendi amacı için kullanmaz, satmaz, reklamda kullanmaz. Bir talimatın hukuka aykırı olduğunu düşünürse Yönetim'i bilgilendirir.
4.2. Gizlilik. Verilere erişen Panadus çalışanları gizlilik yükümlülüğü altındadır ve yalnız görevleri için gerekli olan verilere erişir. Destek ekibi verileri varsayılan olarak maskelenmiş görür; açması gereken her erişim gerekçesiyle kayda geçer.
4.3. Güvenlik. Panadus, KVKK m.12/1 ve Kurum'un Kişisel Veri Güvenliği Rehberi'ni dikkate alarak Gizlilik ve Güvenlik Politikası'nda açıklanan teknik ve idari önlemleri uygular.
4.4. İhlal bildirimi. Panadus, Yönetim adına işlenen verilerle ilgili bir ihlali öğrendiğinde Yönetim'e gecikmeden ve en geç 48 saat içinde bildirir. Bildirimde ihlalin niteliği, etkilenen kişi ve veri kategorileri, olası sonuçları ve alınan önlemler yer alır. Yönetim'in Kurul'a 72 saat içinde bildirim yapabilmesi için gerekli bilgiyi sağlar.
4.5. İlgili kişi başvuruları. Panadus'a gelen ve Yönetim'in sorumlu olduğu verilere ilişkin başvuruları gecikmeden Yönetim'e iletir. Yönetim'in başvuruları 30 gün içinde yanıtlayabilmesi için Platform'daki veriler üzerinde gerekli desteği verir.
4.6. Denetim. Panadus, bu sözleşmeye uyduğunu gösteren bilgi ve belgeleri Yönetim'in makul talebi üzerine sağlar. Kurum'un denetim ve bilgi taleplerinde Yönetim ile iş birliği yapar.
5. Alt işleyenler#
5.1. Yönetim, Panadus'un aşağıdaki alt işleyenlerle çalışmasına genel izin verir. Alt işleyenler sözleşmeyle en az bu sözleşmedeki kadar koruyucu yükümlülükler altına alınır.
| Alt işleyen | Ne için | Konum |
|---|---|---|
| InMotion Hosting | Sunucu ve veri tabanı barındırma | ABD |
| Cloudflare | Alan adı, şifreli yedek deposu | ABD |
| Brevo | E-posta gönderimi | Fransa (AB) |
| Twilio | Doğrulama kodu ve acil durum SMS'i | ABD |
| NetGSM | Bilgilendirme SMS'leri | Türkiye |
| Google (Firebase Cloud Messaging), Apple (APNs) | Telefona bildirim iletimi | ABD |
| OpenAI | Yapay zekâ asistanı, fatura ve belge okuma | ABD |
| Sentry | Hata izleme (kişisel veriler ayıklanarak) | ABD |
| iyzico, PARAM | Kartla ödeme (özellik açıldığında) | Türkiye |
5.2. Panadus yeni bir alt işleyen eklemeden en az 30 gün önce Yönetim'i Platform içinden veya e-postayla bilgilendirir. Yönetim haklı bir gerekçeyle itiraz ederse ve taraflar çözüm bulamazsa, Yönetim aboneliğini ücretsiz sonlandırabilir.
6. Yurt dışına aktarım#
Barındırma ve yukarıda "ABD" olarak gösterilen alt işleyenler nedeniyle veriler yurt dışına aktarılır. Bu aktarımların dayanağı KVKK m.9/4 uyarınca Kurul'un ilan ettiği standart sözleşmelerdir (veri işleyenden veri işleyene modülü). Panadus bu sözleşmeleri alt işleyenlerle imzalayıp imzadan sonraki 5 iş günü içinde Kurum'a bildirme sürecini yürütmektedir ve süreç tamamlandığında Yönetim'i bilgilendirir.
7. Yönetim'e destek#
Panadus, Yönetim'in şu yükümlülüklerini yerine getirmesine Platform araçlarıyla yardımcı olur: ilgili kişi verilerini görüntüleme, düzeltme ve silme; veri dışa aktarma; erişim ve işlem kayıtlarını görüntüleme; kullanıcı yetkilerini düzenleme.
8. Sözleşmenin sona ermesi#
8.1. Hizmet Sözleşmesi sona erdiğinde Yönetim, 90 gün boyunca verilerini Platform'dan dışa aktarabilir.
8.2. Bu sürenin sonunda Panadus, Yönetim adına işlenen verileri siler veya anonim hâle getirir. Şifreli yedeklerdeki kopyalar yedek saklama süresi (en fazla 60 gün) sonunda kendiliğinden silinir. Kanunen saklanması zorunlu kayıtlar bu sürelerin dışındadır ve yalnız o amaçla tutulur.
8.3. Yönetim yazılı olarak isterse Panadus, silme işleminin tamamlandığını yazılı olarak teyit eder.
9. Sorumluluk#
Taraflar, KVKK m.12/2 uyarınca güvenlik önlemlerinin alınmasından müştereken sorumludur. Taraflardan biri diğerinin kusurundan doğan bir yükümlülüğü yerine getirmek zorunda kalırsa, ödediği tutar için kusurlu tarafa başvurabilir.
10. Diğer hükümler#
Bu sözleşmede hüküm bulunmayan konularda Hizmet Sözleşmesi ve KVKK uygulanır. Hizmet Sözleşmesi ile bu sözleşme arasında kişisel verilerle ilgili bir çelişki olursa bu sözleşme esas alınır.