Kat Malikleri Kurulu Toplantı Çağrısı Nasıl Yapılır?

Kat malikleri kurulunu toplantıya çağırmak yöneticinin görevidir (634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu, KMK m.35/k). Kanun, önemli bir sebeple yapılan (olağanüstü) toplantı için çağrının toplantı tarihinden en az on beş gün önce, bütün kat maliklerine imzalatılan bir çağrı ya da taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilerek yapılmasını ister (KMK m.29). Olağan yıllık toplantı için ayrı bir süre yazmaz; aynı usulü uygulamak güvenli yoldur. İlk çağrıda, yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi de yazılır; iki toplantı arasında en az yedi gün bulunmalı (KMK m.29), ikinci toplantı ise ilk toplantıdan en geç on beş gün sonra yapılmalıdır (KMK m.30).

Çağrıyı kim yapar?#

• Yönetici: Yönetim planında aksine hüküm yoksa kurulu toplantıya çağırmak yöneticinin işleri arasındadır (KMK m.35/k). Yönetim üç kişilik bir yönetim kuruluna verilmişse (KMK m.34), çağrıyı kimin yapacağı konusunda yönetim planınıza bakın.
• Olağanüstü toplantıyı isteyenler: Önemli bir sebep çıkarsa toplantı, «yöneticinin veya denetçinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine» yapılabilir (KMK m.29). Kanun bu üçte birlik oranı için arsa payı ölçütü koymaz.
• Yönetici yoksa: Sekiz veya daha fazla bağımsız bölümlü yapılarda yönetici atanması zorunludur (KMK m.34). Bu şartlara rağmen yönetici atanmamışsa, yöneticinin m.35'te sayılan işlerinden (kurulun toplantıya çağrılması dahil) kat malikleri birlikte sorumludur (KMK m.35). Kat malikleri toplanıp yönetici atayamazsa sulh mahkemesinden atama istenebilir (KMK m.34).

Ne zaman ve kaç gün önce?#

Olağan toplantı, yönetim planında yazılı zamanda; plan sessizse her takvim yılının ilk ayında yapılır (KMK m.29). Ayrıntı için genel kurul toplantısı makalesine bakın.

On beş günlük süre kanun metninde olağanüstü toplantıyı düzenleyen cümlede yer alır: kurul, «toplantı için istenilen tarihten en az onbeş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartiyle» her zaman toplanabilir (KMK m.29).

"En az" ifadesi alt sınırdır. Taahhütlü mektubun ulaşma süresini ve gün hesabındaki tartışmaları hesaba katarak çağrıyı birkaç gün erken gönderin.

Hangi yolla?#

Kanun iki yol sayar:

1. İmzalatılan çağrı: Çağrı metni her kat malikine gösterilir ve "tebellüğ ettim" anlamında tarih ve imza alınır. Uygulamada tek bir çağrı metninin altına her dairenin malikinin imza attığı bir liste kullanılır.
2. Taahhütlü mektup: İmza alınamayan, başka şehirde oturan veya kapıyı açmayan malikler için. Gönderi makbuzlarını saklayın.

İlan panosuna asmak, e-posta, kısa mesaj veya mesajlaşma grubu kanunda sayılan yollar değildir. Bunları ek duyuru olarak kullanabilirsiniz, ancak tek başına kullanıldıklarında çağrının bütün maliklere usulüne uygun yapıldığını ispat etmek zorlaşır. Yönetim planınız ek bir bildirim yolu öngörmüş olabilir.

Çağrı «bütün kat maliklerine» yapılır. Bir bağımsız bölümün birden çok maliki varsa kurulda onları içlerinden biri temsil eder (KMK m.31), ancak çağrıyı her paydaşa ulaştırmak itiraz riskini azaltır.

Çağrıda neler yazmalı?#

• Toplantının tarihi, saati ve açık adresi (ör. "A Blok giriş katı toplantı salonu"),
• Toplantı sebebi veya gündem maddeleri (olağanüstü toplantıda sebebin bildirilmesi kanuni şarttır),
• Yeter sayı sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının yeri ve tarihi (KMK m.29),
• Vekâletle katılım hatırlatması (uygulamada; sınırlar için vekâletle oy kullanma),
• Gündemde işletme projesi varsa proje: KMK m.37, projenin kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara imzaları karşılığında ya da taahhütlü mektupla bildirilmesini ister. Projeyi çağrıyla birlikte göndermek bu bildirimi de belgelemiş olur.

İkinci toplantı#

Yeter sayı sağlanamazsa ilk toplantı yapılamaz ve çağrıda gösterilen ikinci toplantıya geçilir. Kanunun iki sınırı birlikte uygulanır:

• İki toplantı arasında en az yedi gün olmalıdır: «İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak zaman yedi günden az olamaz.» (KMK m.29)
• İkinci toplantı en geç on beş gün sonra yapılır (KMK m.30).

İkinci toplantıda kararlar katılanların salt çoğunluğuyla alınır; kanunun özel çoğunluk aradığı konular ise saklıdır (KMK m.30). Hesap örnekleri için yeter sayılar makalesine bakın.

Örnek takvim#

İlk toplantı 20 Ocak 2027 Çarşamba, 19.00 olsun.

Çağrıda ikinci toplantı örneğin "27 Ocak 2027 Çarşamba 19.00, aynı yer" diye yazılır. Uygulamada ilk toplantıda yeter sayının sağlanmadığı, hazır bulunanların imzasıyla bir tutanağa geçirilir.

Sık yapılan yanlışlar#

• İkinci toplantıyı aynı gün, yarım saat sonraya koymak. Kanun iki toplantı arasında en az yedi gün ister.
• Çağrıda ikinci toplantıyı hiç yazmamak. Kanun ikinci toplantının yerinin ve tarihinin ilk çağrıda belirtilmesini ister; sonradan ayrı çağrı yapmak süreleri uzatır ve tartışma doğurur.
• Yalnız mesajlaşma grubuna yazmak. Gruba üye olmayan veya mesajı görmeyen malikin çağrıyı aldığını ispat etmek güçtür.
• Olağanüstü toplantıda sebebi yazmamak. "Önemli konular görüşülecektir" gibi bir ifade sebebi bildirmez.

Sık sorulan sorular#

On beş günlük süre olağan toplantı için de geçerli mi?

Kanun metninde bu süre olağanüstü toplantıyı düzenleyen cümlede geçer; olağan toplantı çağrısı için ayrı bir süre yazılmamıştır. Yönetim planınıza bakın; plan sessizse aynı süreyi uygulamak güvenli yoldur.

Kat maliklerinin üçte biri istedi, yönetici toplantıya çağırmıyor. Ne olur?

Kanun istemi ve çağrı biçimini düzenler, ancak istem yerine getirilmezse izlenecek yolu ayrıca yazmaz. Yönetim planınıza bakın; somut olaya göre değişebileceğinden bir avukata danışın. Yöneticinin görevini yerine getirmemesi, kurulun onu haklı sebeple değiştirmesine de konu olabilir (KMK m.41).

Çağrı usulüne uyulmazsa alınan kararlar geçersiz mi olur?

Usule aykırı çağrıyla yapılan toplantıda alınan kararlar, kanundaki süreler içinde sulh mahkemesinde açılacak iptal davasına konu olabilir (KMK m.33). Ayrıntı: kurul kararının iptali.